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あなたのメールマナーは大丈夫?就活を始める時に知りたい、ビジネスメールのマナー
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あなたのメールマナーは大丈夫?就活を始める時に知りたい、ビジネスメールのマナー

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就活を始めると、企業の人事担当者やOB訪問のお礼メールなどを送る機会が多くなってきます。多くの学生は就活で初めて社会人にメールを送ることになるため、ルールやマナーが分からず戸惑ってしまうのではないでしょうか。

自己分析や説明会出席に意識が集中してしまって後回しになりがちなメールのマナーですが、これができると「他の学生とは違うな」と思ってもらうことができます。ここでは、すぐに実践できるビジネスメールのマナーをご紹介します。社会人になってからも役立つ内容なので、これを機会に自分のメールマナーを見直してみましょう。

 

アドレスや件名が適当だと、迷惑メールと勘違いされることも

最初に気をつけたいポイントは、メールアドレスのチェックです。大学で学籍番号や名前を使ったアドレスが配布されている人は、そのアドレスでやり取りするようにしましょう。社会人になると会社から配布されたメールアドレスを使用している人がほとんどです。

会社のPCに「love-○○@」など自分で設定したアドレスでメールが届くと、迷惑メールと勘違いして開いてもらえない可能性があります。

また、ビジネスメールでは中身の予想ができる件名で送信するのがマナーです。「こんにちは」「はじめまして」のみの件名や、件名が空欄の場合は、内容が分からず開いてもらえないこともあります。「OB訪問のお願い 大学名、名前」など、ぱっと見て内容が分かるタイトルにしましょう。

 

また、1日何百通もメールのやり取りをする社会人は、前回の内容を振り返ることができるように返信の場合は「Re:」が付いたタイトルのまま送信します。本文も前回の内容を見返さなくてもいいように、前回の内容を残したまま新しく本文を作成します。

いちいちタイトルを変えたり前回の文章を削除されたりすると、誰からのメールか分からなくなって前回のメールを探す手間を掛けてしまいます。相手は自分だけではなく、多くの就活生とやり取りしている事を念頭にメールを書くように心掛けましょう。

ビジネスメールのマナーは相手にとって見やすい気遣いができているかどうかです。就活中にこれらのマナーが身についていると、「他の学生とは違うな」と好印象を抱いてもらえることでしょう。

 

内容は「宛名・挨拶・本文・結び・署名」

ビジネスメールの本文は「宛名、挨拶、本文、結び、署名」の定型に従って書かれます。宛名に関しては「株式会社○○ 人事部 ○○様」と、どこの誰に宛てたメールか分かるように明記します。株式会社は㈱と略さず正式名称で書き、前株と後株は間違えないように必ず確認しましょう。

初対面の相手に対する挨拶は「はじめまして。突然のメールにて失礼致します。」2度目の相手なら「お世話になっております。」で始めます。「こんにちは。」という挨拶はビジネスメールではほとんど使用することがありません。

 

また、手紙のように「拝啓 早春の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」と時候の挨拶は入れる必要がありません。丁寧な印象を与えるかもしれませんが、逆にビジネスメールの書き方が分かっていないとマイナス評価を下される可能性もあります。

挨拶の後は、必ず大学名、学年と名前を書いてから本文に入るようにしましょう。OB訪問などで会ったことがある相手に対しては、前回のお礼の一文を付け加えます。「先日のOB訪問では大変お世話になりました。貴社の強みが分かり、大変勉強になりました。」などの短い文章でも、相手が自分を思い出してくれるきっかけになります。

本文は正しい日本語で、必ず敬語を使うようにします。顔文字や機種依存文字は使わず、改行を入れて読みやすい文章になるように注意しましょう。

書きたい内容が複数ある場合は箇条書きにすると読みやすく、喜んでもらえます。また、エントリーシートなどを添付する場合は、本文で「○○を添付してお送り致します。」という一文を添えるといいでしょう。タイトルと添付ファイル名をそろえておくと、相手にとって分かりやすく親切です。

最後は「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い致します。」や「今後ともどうぞよろしくお願い致します。」で結びます。署名は大学名と名前、電話番号とメールアドレスが分かるものを作っておくと便利です。

 

返信、お礼は24時間以内に!相手に伝わりやすい工夫が大切

そのほかビジネスメールで気をつけたいマナーとして、お礼メールや返信の返信は24時間以内にメールを送ることが挙げられます。企業からのメールにも素早く返信するため、24時間に1回は必ずメールチェックの習慣をつけることが大切です。

また、ビジネスメールはPCで送受信することがほとんどです。本文の定型が乱れたり、文字化けしたりするトラブルを防ぐためにも必ずPCからメール送信するようにしましょう。スマホからメール送信すると隙間時間を活用することができますが、相手のドメイン設定によっては送信できずに戻ってきてしまう可能性もあります。

 

相手は忙しい社会人のため、メールの読みやすさが全体の生産性に影響を及ぼすこともあります。社会人になってからも、メールの書き方や言い回しに失礼がないように何度も読みなおして訂正することは当然あります。就活の先には社会人生活が待っているため、この時期をビジネスメールの基礎を学ぶチャンスと捉えましょう。

何度も繰り返すことで、社会人になってからも通用するビジネスメールのマナーを身に付けることができます。

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