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【就活生のお悩み】「必着」の正しい意味と書類郵送で気を付けるべき4つのこと
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【就活生のお悩み】「必着」の正しい意味と書類郵送で気を付けるべき4つのこと

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就職活動をしていると、エントリーシート(ES)や履歴書、その他応募に必要な書類を郵送することが増えてきます。社会人になれば取引先やお客様に書類送付をすることもあるでしょうから、その予行演習にもなりますね。しかし、ネットの普及により友人同士の手紙のやり取りすらしなくなった現代、郵便局に行く機会は減っているのではないでしょうか。ましてや就活に使うような「公」の書類を送るのは初めて、なんて人も珍しくないでしょう。そこで今回は、就活での書類郵送のマナーについてご紹介します。

1.知ってる?「必着」の意味とは!

ESや履歴書などに限らず、書類を送付する際には「○日必着」と指定されることが頻繁にあります。「必着」とは読んで字のごとく、「必ず着いている」という状態であり、締切日までに書類が届いた場合のみ有効ということです。締切日のみ指定されることもあれば、「12時まで」「18時まで」と時間指定がされることもあります。その際は、その時間より前までに書類が到着していなければなりません。

ときどき勘違いをする人がいますが、必着とは指定された日の当日に届かなければならないということではありません。締切日より前ならばいつでも有効で、早く到着しても問題はありません。天候や交通の事情で郵便が遅延する可能性を考えれば、むしろ指定日より前に届くように送った方が良いでしょう。もし到着日を指定する場合には「必着」ではなく「配達日指定」という表現になりますので、応募要項をきちんと読んでいれば間違えることもないでしょう。ちなみに懸賞の応募などで「○日消印有効」という表記を見たことのある人もいるかと思います。これは、郵便切手が使用済みであることを示すために押される「消印」の日付が指定された日までのものであれば有効、という意味です。言い換えればその日までに郵便局に郵送物を引き受けてもらえばいいので、指定日までに郵便局に持っていけば良い、ということになります。

2.書類を郵送するときには

必着の意味がわかったところで、送付書類の準備をしましょう。書類を整える際にはいくつかチェックすべき点があります。

1.誤字脱字はないか

応募書類は採用担当者が目を通すものですから、内容を充実させることはもちろんのこと、書類としての体裁を整えることも重要です。誤字脱字がないか、訂正をする際には訂正印を押しているか…など、ビジネス文書としてのマナーを理解しているかが問われます。

2.添え状をつけよう

添え状とは、どのような書類を送付したのかを相手に伝える書状です。「見ればわかるじゃん!」と思ってしまうでしょうが、書類を送る際に添え状を同封するのは一般的なビジネスマナーです。付けなかったからNG、ということには必ずしもならないでしょうが、あった方がより丁寧な印象になります。

3.封筒には赤字で「履歴書在中」!

封筒はESや履歴書のサイズに合わせて準備します。書類はクリアファイルに入れておけば、万が一雨が降ったときにも安心です。宛名や差出人を記入したら、表面の左下に赤字で「履歴書/エントリーシート在中」と書きます。封筒に書いておけば、一目でどんな書類が送られてきたのかがわかりますから、採用担当者の手を煩わせることもありませんね。

3.発送は普通郵便、急ぎならば速達で!

書類が準備できて、いよいよ発送…となったときに、「どうやって送ればいいのだろうか」と疑問に思う人もいるでしょう。郵送する際には普通郵便の他に速達や簡易書留などいろいろな種類がありますから、頭を悩ませてしまう人がいてもおかしくはありません。通常、応募書類を送る際には普通郵便か速達で送るのが一般的です。簡易書留の場合、引き受け~配達まで、郵便物の送達過程が記録されますので、大事な応募書類が「確実に届きますように!」とつい使いたくなってしまうかもしれません。しかし簡易書留で送ると受け取りの際に受領印が必要になり、相手の手を煩わせることになってしまいます。どうしても届いたかどうかが心配、という人は特定記録郵便を使いましょう。これはウェブ上で郵便物の追跡が可能で、かつ受領はポストなので受領印が不要です。

普通郵便は配達に1~3日かかります。普通郵便では締切日に間に合わない!そんなときには速達郵便を使いましょう。普通郵便より料金が上がりますが、早ければその日のうちに届けることが可能です。配達日数は地域によって異なりますので、自分の住んでいる地域を調べておくと良いでしょう。

4.窓口手配で安心を

普通郵便ならば、ポスト投函でも特に問題はありません。しかし確実さを優先するのなら窓口で手配した方が良いでしょう。ポストの場合、切手の料金不足など郵送物になにかトラブルがあった場合差し戻しとなってしまうからです。戻ってきた書類をもう一度整え、発送…としている間に締切日を過ぎてしまっては後の祭りですから、不要のトラブルを避けるためにも窓口での手配をオススメします。また、通常窓口よりポストの方が配達までに時間がかかるので、その点を考えても窓口の方が安心ですね。

このように、応募書類を送る際には内容だけでなく、マナーや郵便のシステムにも気を使う必要があります。書類送付をスマートにこなすためにも、郵送時の注意点をよくチェックしておくと良いでしょう。

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