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【就活生のお悩み】就職活動中のみなさんも知っておきたいビジネスメールの御礼の書き方、3つの注意点
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【就活生のお悩み】就職活動中のみなさんも知っておきたいビジネスメールの御礼の書き方、3つの注意点

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就職活動中のみなさんも知っておきたいビジネスメールの御礼の書き方、3つの注意点

社会人になると、取引先の相手とのやり取りにメールを使う機会がでてきます。いわゆる「ビジネスメール」ですが、仕事での連絡にメールを使うときは家族や友人とやり取りするような砕けた内容は通じません。また、メールを送るタイミングや内容を誤ると、相手を不快な気持ちにさせるだけではなく、社会人としてのモラルが問われます。お世話になった人への御礼をメールで送る場合も例外ではありません。ここでは、社会人になってからのビジネスメールの書き方、3つの注意点についてまとめました。就職活動中の学生のみなさんが就活に応用することで、訪問先企業担当者から好印象を持たれることにもつながるでしょう。

訪問後の御礼メールは24時間以内がポイント

相手企業を訪問した後の御礼メールは、送るタイミングを逃さないようにしましょう。訪れた時間帯にもよりますが、午前中に訪問した場合はその日の夕方までに、夕方に訪れた場合は翌日の午前中までを目安に、少しでも早く送ることがポイントになります。やはり、訪問した余韻が残っているうちに御礼メールを送ることが重要だからです。そのためにも、遅くとも24時間以内に送ることが大切だと知っておきましょう。

また、訪問先が重なり、なかなか会社へ戻れない場合もあるかもしれませんね。その場合は、隙間時間を利用して携帯端末から送ってもよいでしょう。携帯から送っていることや、内容が簡潔になる旨を書き添えておくなど、ちょっとした気遣いが好印象にもつながります。

就職活動中のみなさんは企業訪問する機会が増えてきますが、訪問した後は少しでも早く感謝の気持ちを込めて御礼メールを送りましょう。

初商談後の御礼メールは今後を左右するくらい重要

営業部署に配属されると、社外の人と商談の機会が増えてきます。お得意様相手にはもちろんのこと、初商談相手への御礼メールは今後を左右するくらい重要ですので、きちんと送るようにしましょう。

インターネットの普及により、相手との連絡がよりスムーズにできる時代になりました。そのため、郵便での御礼状以外に、メールを使った御礼が一般的になってきています。また、SNSでのやり取りを採用するところも増えており、より素早い反応が求められます。そのため、「後でいいや」といった安易な気持ちは自分のマイナス評価にもつながります。特に、初対面の人とはお互いの信頼関係を築けるかどうかの分かれ道といっても過言ではありません。今後、末永いつきあいを願うためにも御礼メールは大切な存在です。就職活動の中のみなさんの場合は、訪問先企業への入社につなげるためにも御礼メールは重要です。企業訪問から戻ったら、担当者宛に御礼メールを送りましょう。

なお、企業を訪問するときは、事前に電話を入れて採用担当者の都合を確認することはいうまでもありませんね。そのときも、自分の都合を優先するのではなく、相手が希望する時間に従うことが基本です。

タイトルはわかりやすく、本文の内容も簡潔にまとめる

御礼メールを送るときは、わかりやすいタイトルを付けることや、メール本文の内容も簡潔にまとめることがポイントになります。役職が上がるにつれて常に大量のメールを受信する傾向がみられます。また、迷惑メールが含まれる場合もあることから、せっかく送ったメールに気づかれない可能性も高くなってきます。それを防ぐためにも、タイトルを見ただけで本文がわかるような工夫を心掛けましょう。たとえば、タイトル(件名)に「御礼」や「ありがとうございました」という表現を使うと単純明快でわかりやすくていいですね。

メール本文は、相手の企業名・所属部署・役職・氏名の記入から始めます。そのとき、相手の企業名を最初の段に、所属部署・役職・氏名は二段目に書く方法が一般的です。

一段空けて、簡単な挨拶文を書いていきます。挨拶文で多い「いつもお世話になっております」が使える相手は既に取引がある人のみです。初めてメールを送る相手には「初めてメールさせていただきます」や「お世話になります」を使いましょう。改行してから、自分の企業名・所属部署・氏名を続けて書きますが、そのとき、自分の役職を入れないようにします。

さらに一段空けて、相手に対する御礼の気持ちを書いていきます。そのとき、何に対する御礼なのかをはっきりさせた上で、簡潔にまとめましょう。一段の文字数も大切です。単語の途中で区切れないことを意識しながら20~25字くらいにまとめることをおすすめします。また、全体が読みやすいように適度に空白の段を設けると良いですね。

御礼メールの最後は「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます」と、今後につながるように締めくくりましょう。また、署名(自社名・名前・連絡先などを記載したもの)を入れると好印象につながります。

就職活動に使うときは、タイトルに「【御礼】(学校名・名前)」にするとわかりやすくなります。挨拶文に続き自分の名前を書くときも「○○大学の○○と申します」と名乗りましょう。メールの最後に使う署名には、会社名の代わりに学校名・学部・連絡先などを入れることをおすすめします。


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