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【就活生のビジネスマナー】忌引きによる面接の辞退・キャンセルもしくは変更の正しいマナー
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【就活生のビジネスマナー】忌引きによる面接の辞退・キャンセルもしくは変更の正しいマナー

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就職活動期間は長期にわたるため、時には、大切な面接の直前に親族が亡くなってしまうなどの事態が重なるケースもあります。大事な面接と家族を失うという悲しい事態が重なると、誰しもパニックになるものです。

しかし、落ち着いて正しいマナーで対処すれば、忌引きによって面接を辞退し、キャンセルしたからといって、企業側があなたにマイナスイメージを抱くことはありません。

突然の忌引きの場合、面接をどのようにして辞退・キャンセルしたらよいのでしょうか。正しいマナーについて確認しましょう。

 

面接日まで時間がある場合の対処法

一般的に、面接の辞退やキャンセルを申し出る時、面接日まで時間がある場合は、電話とメールのどちらを使ってもよいとされていますが、電話のほうがより、マナーにかなっているとされる傾向があります。

電話をした際に、担当者が不在なこともありますので、そのような場合は、かけ直しましょう。どうしても事前に電話で担当者がつかまらない時などは、辞退やキャンセルの旨を電話に出た方に伝えてもらい、メールでも伝えておくと確実でしょう。

また、最初にメールを送った場合も、電話でフォローするとより丁寧な印象を与えることができます。

何よりも、迅速に対応することが大切です。面接日に行けないことがわかった時点で、なるべく早く企業の採用担当者の方と連絡をとるようにしましょう。

 

◆電話で面接辞退を伝える場合

実際の例を挙げてみましょう。

「お忙しいところ申し訳ありません。○月○日○時から採用面接のお時間を頂いている○○と申します。大変申し訳ありませんが、祖父が急逝いたしまして、葬儀の為、○日に面接に伺うのが難しくなりました。大変心苦しいのですが、この度の面接を辞退させていただきたくお電話しました。突然の辞退となり申し訳ありません。お忙しい中お手数をおかけします。失礼いたします。」

 

電話の冒頭では、挨拶と「いつ」面接を予定している「誰か」ということを必ず伝えましょう。次に、面接を辞退する理由(忌引きの内容)と、面接を辞退する旨を簡潔に話します。最後に謝意を重ねて示しましょう。

辞退の理由を長々と話しても、担当者が困るだけです。必要なことを簡潔に話せるように、メモをしておくのも方法の一つです。

 

◆メールで面接辞退を伝える場合

メール文面も、実際の例を挙げてみましょう。

 

件名:面接辞退のご連絡

「○○株式会社 ○○様 お世話になっております。この度は、○月○日に面接の時間を設けていただきありがとうございました。誠に心苦しいのですが、祖父が急逝したため、○日の面接に伺うのが難しくなりました。つきましては、面接の辞退をさせていただきたいと思います。お時間を頂いたのに申し訳ありませんが、何卒、了承くださいますようお願い申し上げます。末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。署名」

 

何の要件によるメールかが一発でわかるように件名に辞退の旨をしっかりと書きましょう。面接を設定していただいたお礼と、確認のため、面接の日時も書き添えます。

電話同様に、面接を辞退する旨を理由とともに簡潔に伝えます。謝意を重ねて示しましょう。

文末には、企業の発展を祈念する言葉を添えて結びます。そして、誰からのメールかわかるように必ず署名するのを忘れないようにしましょう。

メールの場合は、適宜、改行を使い読みやすい内容になるよう心がけてください。

 

面接日の変更を申し出る場合のマナー

忌引きによる面接の辞退・キャンセルは「致し方ないこと」として企業側も理解を示してくれます。そのため、面接日の変更を申し出ても多くは対応してくれることでしょう。せっかくのチャンスですから、忌引きにより予定日に行けなくなったからと諦めずに、面接日の変更を希望しましょう。

電話の場合もメールの場合も、辞退の際と同じように、面接日に行けなくなったことを伝えたうえで、「もし、可能であれば、改めて面接日を設けていただくことはできますでしょうか。」と切り出しましょう。

その後は、企業とのやり取りで内容が変わってきますが、「何度もお手数をおかけして申し訳ありません。」と重ねて謝意を示すことが大切です。

面接当日の辞退・キャンセルは必ず電話で!

面接を当日になってキャンセルしなくてはいけない場合はとても心苦しいものです。しかし、マナーや確実性を考えた場合、面接当日の辞退・キャンセルは必ず電話で伝えましょう。

忌引きによる面接日のキャンセルは、採用の合否には影響しません。ドタキャンして印象を悪くしないように、当日であってもしっかりとしたマナーをもって対応しましょう。「面接日当日に申し訳ありませんが、祖父が急逝したため伺えなくなりました。」などと、面接キャンセルの旨と理由を述べ、「お手数をおかけして申し訳ありません。」と重ねてお詫びの気持ちを伝えましょう。

 

企業は対応力を評価する!慌てずにしっかりと対処しよう

会社に就職してからも、取引先との予定をキャンセルしなくてはいけないようなケースは度々起こりえます。そのような時に、きちんとマナーをもって対応できる人材かどうか、対応力を企業はチェックしています。

忌引きなどで面接に行けなくなった時は、速やかに企業と連絡をとり、しっかりと謝意を伝えることができれば、決してマイナス評価にはなりません。

身内の不幸はめったに起こらないイレギュラーな出来事ですし、悲しく、気持ちも動揺すると思いますが、そのような時こそ落ち着いて行動するように心がけましょう。

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