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【就活生のお悩み】返信用封筒の書き方のマナーと注意点
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【就活生のお悩み】返信用封筒の書き方のマナーと注意点

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自分の宛名は何て書くのが良いの?就活で使える返信用封筒の書き方

志望していた会社から内定をもらったり、入社が決まったりした時の必要書類に、内定承諾書や入社承諾書の返信用封筒が必要になることがあります。普段使う機会があまりないのでどのように書いていいのか困ってしまうことはないでしょうか。

また、返信用封筒の書き方を知っておくと、仕事中に取引先相手に返信用封筒を用意しないといけない場合などに困ることもなく対応することができます。

そこで、いざ必要となった時に困らない、正しい返信用封筒の書き方をご紹介いたします。

 

返信用封筒とは何か基本的なことを知っておこう

返信用封筒とは相手から書類の返送をしてもらうために、あらかじめ封筒に自分の宛名を届け先として書いて用意した封筒のことです。

就活中の内定承諾書や入社承諾書などの返信に必要ですが、仕事中に相手から書類を返送してもらう時にも用意することもあるなど就職後に会社で必要となる時があります。

返信用封筒を同封することで、相手が準備に手間をかける時間を省くなど、こちらの心遣いを見せることができます。また、宛名を送る側が記載することで、誤送を防ぐことができるなどのメリットもあります。

返信用封筒の大きさや切手の料金などは、相手からの封筒や入れる書類などによって変わりますが、基本的な書き方やマナーは同じですのでしっかりと覚えておきましょう。

 

正しい返信用封筒の書き方とマナーとは?

では、正しい返信用封筒の書き方はどのようなものになるのでしょうか。

書き方とマナーを項目ごとに見ていきましょう。

 

◆返信用封筒の「行」と「宛」

返信用封筒の宛名欄には、自分の氏名の後「行」を書きます。相手に尊敬の念を表すためのものなので「様」や「御中」とは書かないで相手より自分が偉くならないように書くのがマナーです。

返信用封筒の書き方にどちらを使っても間違いではありませんが、ビジネスで使う際は一般的に使われる「行」を使うのがよいでしょう。

 

◆返信用封筒の入れ方とサイズについて

ビジネスマナーとして入れ方は決まっていませんが「三つ折り」「上・左端を少し折る」にして同封するのが一般的になっています。

返信用封筒の大きさは送られてくる書類がたくさんあるのに、小さな封筒を準備すると相手も困ってしまいます。送られてくる予定の書類が入るサイズを選んで準備しましょう。

 

◆差出人の書き方

差出人名と住所は、裏面の中央あたりに宛名より小さめに書きましょう。日付は記載してもいいですが、どちらでも構いません。

差出人を裏側に書いたら封筒の閉じ部分に「〆」「封」を書きましょう。ただし、最近は返信時にゴム印を押す会社もあるので、差出人は書かず裏面を開けておくこともあります。

 

◆返信用封筒には切手を貼る

返信用封筒に切手を貼るのはマナーです。返信用封筒で返信してくださいと指定があった場合に、切手が貼っていないと「ビジネスマナーを知らない」と相手によくない印象を与えてしまします。

また、料金不足になるのも相手に失礼になります。封筒の大きさによって金額も変わってきますので、切手を用意する際は、十分に注意しましょう。

 

相手に返信用封筒を送る時には丁寧な対応を心がけなければなりません。最近は、返信用封筒の宛名に「行」がついていなかったりする封筒も見かけますが、どう書いていいのか迷った時にはビジネスマナーとして習慣づけられている基本的なことは守って書くのがよいでしょう。

そのためにも、正しい返信用封筒の書き方やマナーをしっかり覚えておくことが大切です。

 

就活生が返信用封筒のビジネスマナーとして覚えておくとよいポイント

会社で仕事中に取引先から書類を受け取るための返信用封筒の際は異なりますが、就職活動中に内定や入社が決まった時の書類に返信用封筒を入れる際には覚えておいた方がよいビジネスマナーとしてのポイントがあります。

 

◆お礼状や添え状を同封する

一般的にはFAXや郵便物を送る時などに内容の概要や挨拶などを記載して一緒に送る書類のことです。就活生が内定承諾書や入社承諾書を返送する時には必ずお礼状を添えます。お礼状には、入社や内定をもらったお礼などを簡潔に書きましょう。

 

返信用封筒を準備したらお礼状を忘れずに準備し、切手に不足がないか、裏に記名がされているかを確認してできるだけ早く返送しましょう。返信用封筒がしっかりと記載され、お礼状が入っていると、内定や入社が決まった会社からも「ビジネスマナーがしっかりできている」と判断され、印象アップにつながります。

返信用封筒の正しい書き方やマナーは案外知らない人も多いです。しかし、就職が決まったり、社会に出て働き始めたりすると必ず必要となります。また、就職が決まった際の内定承諾書や入社承諾書を返送する時に必ず必要となるので、会社に悪印象を与えないように気を付けなければなりません。

しっかりとした書き方やマナーが守られていると相手に与える印象が変わります。ビジネスマナーに沿って書けるように覚えておくことが大切です。

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