就活パレット 就活パレット

就活の悩み

【就活生の選考対策】送付状のポイント!ビジネス文章や挨拶文に慣れておこう
就活の悩み

【就活生の選考対策】送付状のポイント!ビジネス文章や挨拶文に慣れておこう

LINE Facebook Twitter

送付状の挨拶のポイント!スマートなビジネス文章を作るために

就職活動をしていると、企業へ書類を郵送する機会が多くなりますよね。
履歴書・エントリーシート・入社時の必要書類――こういった書類は、送った時点で社会人としてのマナーが身についているかどうか見定められると考えて間違いないでしょう。

ところが、昨今の学生生活ではレポートなどの課題を電子メールや学校のポータルサイトを通じて提出することが多く、学生のうちに書類を郵送する機会がそれほど多くないのが事実です。
まだビジネス文書のマナーを知らない学生さんは、この機会に、書類を送る時に気をつけるべきポイントを頭に入れておきましょう。

今回は、相手に好印象を与える送付状の書き方をご紹介します。
まだ知らないのは当たり前。焦らずに、ビジネス文書の基本的なマナーについて身につけていきましょう。

 

郵送するなら送付状はつけるべき!

送付状とは、ある書類を郵送したりファックスしたりする際に、送付者・宛先・枚数を始め、その書類についての情報を載せた文書のことです。
郵送やファックスで書類を送る場合は、必ず送付状をつけましょう。ただし、自分で企業へ足を運んで書類を持参する場合には、送付状は必要ありません。

「向こうから履歴書を送ってほしいと言ってきたのだから、送付状はいらないんじゃないの?」
そうお思いになるかもしれませんが、基本的に送付状はつけて送るのがビジネスマナーです。
学生の感覚で「面倒だから」と一方的に省略してしまうと、受け取った側から「送付状もつけないで送って来るなんて……」と思われてしまうかもしれません。

ただし、企業側から「送付状は不要です」と指示された場合に限っては、送付状を省略して送りましょう。
多くの学生がエントリーする企業では、採用する側の都合によって、送付状の省略を求められることがあります。
企業側の指示をしっかり漏らさずに聞いて、ケースバイケースで対応できるといいですね。

 

送付状を書く時の基本的なルール

まずは送付状の用紙サイズですが、B5あるいはA4が基本となります。同封する履歴書やエントリーシートの大きさに合わせて作成しましょう。
また、手書きとPCのどちらで作成しても構いませんが、PCの方が一般的です。いずれにせよ、相手にとって読みやすい書類であれば問題ありません。
PCなら、いちから作成するのではなく、インターネットでビジネス文書のテンプレートを探すという手もあります。シンプルで使いやすいテンプレートが見つかったら、そちらを活用してもいでしょう。

宛名は左上、日付は右上に記入します。宛名の1行目には正式な会社名称を記入してください。株式会社の場合は“(株)”などと省略しないように気をつけましょう。
2行目には、担当部署あるいは担当者の氏名を記入してください。部署の最後に「御中」、担当者の最後に「様」をつけ忘れないように気をつけましょう。
最期に、書類を送付する日付を右上に記入し、その下に自分の氏名・住所・電話番号を記入してください。西暦・和暦はどちらでも構いません。

次に本文ですが、まず頭語から書き始めて、結語で終わるという流れになります。一般的には「拝啓」を頭語に、「敬具」を結語にします。
「拝啓」の次には、時候の挨拶が入ります。「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など、季節やシチュエーションに合った挨拶を記入しましょう。
なお、Microsoft Wordの「挨拶文」という機能を利用すれば、いくつかの定型フォーマットを利用できます。
PCで作成する際は、ぜひ目を通してみてください。
結びの挨拶は、「ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます」といった一般的な挨拶か、あるいは「面接の機会をいただければ幸いでございます」などの具体的な挨拶を沿えましょう。

最後に、同封した書類の情報を記載します。
用紙の中央に「記」と1文字で記入して、その次の段落から、同封した書類の名前とその枚数を、箇条書きで記入しましょう。
すべての書類についての記載が終わったら、右下に「以上」と書き込んで、完了となります。

正しくて美しい送付状で好印象をゲット!

初めて送付状を書く時は、ルールが多くて大変だと感じるかもしれませんね。
しかし、就活をきっかけに何度も送付状を作成しておけば、いざ社会人になって送付状を作成する時には、気持ちが楽になっているでしょう。

ビジネス文書のマナーに従って、正しく美しい送付状を作成すれば、採用担当者へ好印象を与えることができます。こういった基本的なマナーほど、守れる人が意外と少ないものです。きちんとマナーの守れる人材としての印象を持たせるためにも、今一度ルールをご確認ください。

正しく美しい送付状を1通同封するだけで、受け取った側の印象はかなり変わります。採用担当者に感心してもらうためにも、書類を送る際には必ず送付状をつけましょう!

LINE Facebook Twitter

TOPICS