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【就活生のビジネスマナー】メールの基本と締め方のポイントと書き方
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【就活生のビジネスマナー】メールの基本と締め方のポイントと書き方

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【就活生のビジネスマナー】「まだ学生」と言わせない!明日から使えるメールの基本と締め方

社会の中でメールのやり取りをする上で大事なポイント

今では誰もがメールを使い、1日に何十通も送り合う人たちがいます。しかし、社会人とメールをやり取りする学生は少数派でしょう。ビジネスや社会では、メールにも一定のルールやマナーが存在します。そのルールやマナーを知らずに送ってしまうと、相手に不快な思いをさせてしまう可能性があります。

メールを社会人とする上で大事なのは「謙虚さ」です。自分は正しいと思っていることが、人によっては失礼に当たっていることは多々あります。ビジネスメールでは、連絡をする上で効率化や誤解が出ないようにルールやマナーを設けています。そのため、守るだけの理由がきちんと存在するのです。

そうしたルールをあたかも知っているように送ってしまった上、相手から指摘があっても「何が間違っているんですか?」という態度を取ってしまうのが一番のNGです。指摘があっても直そうとしないと、相手から「まだまだ学生だな」と捉えれる場合もあります。相手のミスを指摘する前に、自分がメールのルールやマナーをきちんと押さえているかチェックしておきましょう。

 

基本的なビジネスメールの書き方について理解しておく

ビジネスメールにおいて大事なのは、読む人が理解できる内容であることです。ビジネスマンにおいてメールは、仕事や業務内容を伝えるための連絡手段です。お互いが仲良くなるために使うものではないので、内容の正確さと簡素さが求められます。

まず、確認すべきなのがメールに書く内容です。メールは連絡手段の1つですが、緊急を用する内容は電話にて連絡をするのがベターです。あなたが送ろうとするメールが、本当にメールにて伝えるので大丈夫なのか考えるところから始まります。基本的には事務連絡や、情報のやり取りをするときに使うのがメールだと思いましょう。

メールで連絡する場合、誰が読んでもすぐに内容がわかるように書き方を統一しています。ビジネスメールでは件名もきちんと付ける必要がありますが、その件名を見るだけでメールの内容がわかるぐらいの長さ・情報であることがベストです。件名だけでなく、本文には宛名を入れます。宛名とは、送り先の人の会社名や部署、そしてメールの受け取り人のことです。手紙の表面に書く住所や会社名と同じようなものです。ビジネスメールでは、これらを本文の最初に書きます。

次に本文ですが、「お世話になっております」などと簡単な挨拶を入れておきます。その後、自分の名前や部署などを書いておきます。送り主と初めて連絡する際は、どこで送り先のアドレスや連絡先を知ったのか明記しておくと不安を感じさせません。

挨拶を書いた後は、本文に用件をまとめていきます。用件は短くまとめる上、簡素で内容がきちんとわかるように書く必要があります。メールに書くべき内容としては、5W1Hの情報を落とさないように入れていくと間違いが少なくなってきます。

たとえば、送り先の人にイベントの案内を送るとします。そのとき、イベントの日時と内容、場所、対象となる人、誘った理由などをまとめるといいでしょう。会議で決まった内容などを送る場合は、何の会議でどのような話をし、送り先の人がやるべきことをまとめて送るようにします

コツとしては、箇条書きできるところは活用してみる点です。箇条書きにすることで、読みやすさが一気に跳ね上がるので活用してみましょう。特に、イベントの通知や会議で決まったことをまとめて書いておくと、受け取った人は疑問点について質問もしやすくなります。

メールを書く体裁としては、1行も空けずいっぱいに書くと読みづらいです。適宜改行を入れながら読みやすい文章にしていきます。文のまとまりごとに改行していくといいでしょう。全体の文章量と相談しながら、改行と添削をして読みやすい文章にしておきます。

メールの最後には、自分の情報について署名を入れておきます。自分の会社名と部署、住所、名前、連絡先を入れておけば大丈夫です。ここまでがメールにおいて書くべき内容になります。

 

メールの締め方を知っていれば、他の就活生よりも一歩リード

ビジネスメールにおいて、他の人と差を付けたいのであれば締め方を知っておきましょう。締め方を知っておくことで、他の人よりもあなたの印象が残ります。締め方と言っても、簡単に「どうぞよろしくお願いします。」と付けるだけでも印象は変わります。ほかにもパターンがあるのでご紹介します。

必要に応じて連絡が欲しいときは「メールをご確認いただいたのち、不明な点がありましたらご連絡いただけますでしょうか?」や「お返事をお待ちしております」などを付け加えるのがいいでしょう。反対に、返信がいらない場合は「何か不都合がございましたら、お知らせください」など、やんわりと相手の手を煩わせないような配慮ができると好感度も上がります。

短い用件だけ伝えて締めたいときは「取り急ぎ、ご報告まで」やなどで締めて大丈夫です。注意したいのは、相手にメールなどで催促をしているときです。相手に何かを催促しているとき、最後にもう一度お願いをすると強要しているように映って印象が悪くなります。このような場合は「それでは、失礼いたします」や「ご意見(ご検討)よろしくお願いします」などで対処できます。

締め方やビジネスメールの基本を知っていれば、社会人になってももちろん使えます。これかも絶対に使うことになるマナーなので、就活のときにぜひ身に付けておきましょう。

 

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