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【就活生の電話対応】面接辞退時に理由を聞かれたときの対応方法とは
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【就活生の電話対応】面接辞退時に理由を聞かれたときの対応方法とは

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面接辞退時に「差し支えなければ…」の質問をされた時の対応方法とは

 

単純に聞く場合とオワハラのライン

書類選考が無事に通り、次は面接まできたところで、他の企業から内定の連絡。嬉しい!と思う反面、面接の予約を入れている企業に対して面接辞退の連絡をしなければいけません。また、他にも迷っている企業の会社説明会が重なってしまったり、第一志望の企業との面接がかぶってしまったりなど面接を辞退せざるを得ないシチュエーションはいろいろあるものです。

電話をかけるときはドキドキしますが、事前に何を伝えたら良いのか、そしていかにコンパクトに伝えた上で、面接の辞退を受け入れてもらい、きれいに電話を切りたいものですよね。しかし、現実はそう簡単にはいかないもの。事前に台本を作り緊張した状態で電話し、面接を辞退したい旨を伝えた所、「差し支えなければ辞退の理由をお聞かせいただけますか」と聞かれてしまい、あたふたしてしまう学生も少なくありません。

この時に迷うのが、内定をもらったという事実を伝えてもよいかということです。本当の理由を伝えたことで電話の雰囲気が悪くなり、他の企業に圧力をかけらたらどうしようと思う人も。でも安心してください。就活生の中には、就活活動を終わらせるように促すハラスメント、いわゆるオワハラも社会問題になっていますが、これは内定や、内々定を出した学生に対して行われる手段のひとつなので、面接の辞退では危険性はありません。

単純に他社の動向を探るために聞く場合も考えられるので、嘘をつくことなく、正直に答えても大丈夫です。むしろその正直さがあなたの印象を良くしてくれるかもしれないので、前もって聞かれた時を想定した言葉を準備しておきましょう。その際には「他社での内定を頂戴し、考えた結果そちらに入社させていただくことにいたしました。」と素直に伝えれば良いのです。ただし、伝え方は沢山あるので、気を遣うように心がけましょう。

 

他の応募を言いたくない場合

他の企業に内定が取れたため、面接を辞退する場合、正直に話しても良いと書きましたが、いろいろな事情もあり、言いたくない場合もあるかもしれません。そんな時には無理して話す必要はありませんが、嘘をついたり、うやむやな理由でごまかしたりするのは印象を悪くしてしまうので避けましょう。聞かれた時にはすぐに伝える意識を持って、理由をまとめておき、「大変申し訳ございませんが、諸般の事情により面接の辞退をさせていただきたいと思います。」と丁寧に伝えるようにしましょう。

諸般の事情とは、理由を明らかにしたくない場合や、理由を特定したくない場合に使用する言葉なので、この言葉に全てが含まれるので大丈夫です。しかし、これはあくまで聞かれた時に答える言葉です。電話をする時に名前、学校名、面接の予約をした日時を伝えた上で、担当者に変わってもらい、「面接の予約を取らせていただきました●●と申します。大変申し訳ありませんが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。」と要件を的確に伝えるようにしましょう。その際、担当者が「差し支えなければ」と聞いてきたら答えますが、聞かれない場合はあえて言う必要はありません。

 

印象が良くなる正しい答え方

最後は、「差し支えなければ辞退の理由を教えていただけますか」と質問された時に答える答え方についてです。聞かれたら嫌だなと思う時に限って、最後の最後で質問されてしまうもの。そんな時は場に応じて臨機応変に切り返すことで、印象を悪くすることなく、あなた自身も次のステップに進むことが可能になります。まずは、連絡をする前段階の準備が必要になってきます。電話をする時間帯は、業務が多忙にならない10時から11時、午後は14時から17時の間にかけるようにしましょう。自分の名前や要件を的確に伝えられるようにまとめ、最初に伝える面接辞退の文言を考えておきます。

こちらは第一ステップになるので、上記にも書いたように、「●月●日の●時に面接の予約をさせていただいた、●●大学の●●と申します。この度、大変申し訳ありませんが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。」と丁寧に伝えるようにしましょう。この丁寧で、分かりやすさが伝わる言葉なら、聞いた方もすんなり「残念ですが、分かりました」とスムーズにいくはずです。しかし、会社側が忙しい時間帯に電話をかけてしまうケースや、伝えたいことが何なのか分かりづらいと、相手も人間なので、「なぜ辞退するのですか?」と聞きたくなってしまうものです。誠意や申し訳ないとい気持ちが伝われば、理由を求めることはありません。担当者も多くの応募者とのやりとりであることを頭に入れて、誠実にお断りの電話をするようにしましょう。

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