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【就活生のお悩み】お詫びのメールを送るとき、理由は正直に言うべき?
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【就活生のお悩み】お詫びのメールを送るとき、理由は正直に言うべき?

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お詫びメールを送るときの理由、正直に言うべき?

 

説明会に参加できなかったときのお詫びのメールの書き方

急な体調不良や、他の企業の説明会が重なってしまった時など、説明会に参加できないケースは少なくありません。出席できない理由は人それぞれあるのですが、中には面倒になったからといって、無断欠席する学生も多いため、その違いを伝えるため、早めにお詫びのメールをする必要があります。

無断欠席ではないにせよ、お詫びのメールを送らず面接に出席しても、「欠席した理由も伝えられない学生だ」と印象は悪くなってしまいます。

事前に分かっている時には電話でその旨を連絡することができますが、もし急遽欠席になってしまった時には早めにお詫びのメールを送るようにしましょう。

書き方は、件名に●月●日説明会欠席についてのお詫びなどと分かりやすく記載し、本文には自分の学校名と名前、そして欠席してしまった理由を書いて謝罪の言葉を一緒に記載しましょう。

そして次の説明会の参加の意欲についても合わせて書くことが重要なポイントです。メールは適宜改行で読みやすくし、誤字脱字はチェックした後、ビジネスメールとして送るので顔文字は使ってはいけません。

 

ケースによっては理由を書かないほうが良い時も

説明会に参加できなかった場合は、早めにメールをしたほうが良いですが、理由の書き方については注意が必要です。例えば、朝、起きられなかったため出席できなかったということは、寝坊になりますし、寝坊するということは、会社に入っても遅刻をしてしまう人だと思われてしまう可能性もあります。

また、スケジュールが重なってしまい、他の説明会を優先してしまった場合も、そのまま伝えてしまうと印象が良くありません。体調不良など世間一般的に見て、誰もが納得する理由を自分の言葉で伝えることがマナーです。

あまりにも現実にかけ離れてしまっている理由や、自分以外の親族の不幸などはあからさまに嘘と見抜かれてしまうので、無難な理由を考え、誠意を持って謝罪のメールを送るようにしてはいかがでしょうか。このお詫びのメールを送るか送らないかで、のちのちのあなたの印象を大きく変えるかもしれません。

 

内定辞退をする時も早めの連絡を

会社説明会への参加や面接と段階を踏んで進んでいきますが、内定まで行き着けば一安心ですよね。内定の連絡と共に少しずつ社会人としての心構えも変わってくるものです。希望に満ち溢れている時に限って他社から内定の通知がくることも。就職活動はご縁もあるため、どのタイミングで自分のやりたいことができる会社と巡り会えるか分かりません。内定を受けた後、本当にやりたかった企業から内定の連絡をもらうことも少なくないのです。いくつもの内定があると最初にもらった企業を優先しがちですが、大事なのはあなた自信がやりたいと思う企業を選ぶことです。

 

しかし、ひとつを選んだら、他は辞退をしなければいけません。苦渋の選択ですが、内定を辞退することを選んだら早めに連絡しましょう。できれば電話で直接担当者に伝えることをおすすめしますが、時間的に余裕がない場合は、メールを送った後、電話で再度伝えるのがベスト。電話連絡をする時には、会社側の時間軸を考え、午前なら10時から11時の間、午後なら14時から17時の間に連絡し、要件をまとめておきコンパクトに伝えられるように練習しておくとスムーズに伝えることができますよ。メールと電話の両方で辞退する旨の連絡をして誠意を伝えるようにしましょう。

 

早めの連絡があれば、企業も人材の調整が可能に

説明会の欠席や、面接の辞退、そして内定辞退までいろいろなシチュエーションで欠席を伝える場面があります。応募者としては言いづらい部分ですが、早めに連絡をすることで、企業側は応募している人の中から繰り上げで合格にしたり、次の人材確保のスケジュールを変更したりするなど調整が可能になります。いつまでに何人の採用が必要という目標に向かって、活動を進めていますが、ひと人でも欠員がでるとその分を補充しなければいけません。そのため、早めに連絡をすることが重要になってくるのです。

しかし、ほとんどの就活生が業界を絞って活動しているため、大事な連絡が遅い場合や、連絡がない場合、「この学生はマナーが悪い」とレッテルを貼られてしまう可能性もあります。会社同士の横のつながりで、悪い情報が広がってしまい就活に影響を及ぼさないとも限らないのです。社会人として働く上では、言いづらいことでも伝えなければいけない場面はたくさんあります。社会人になる前の練習だと思って、欠席や辞退する際には相手のことも考え、「終わりよければ全て良し」という言葉があるように早めに連絡し、謝罪の気持ちを自分の言葉で伝えるようにしましょう。

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