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【就活生のお悩み】内定辞退のメールの3つのポイントと書き方
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【就活生のお悩み】内定辞退のメールの3つのポイントと書き方

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【就活生のお悩み】失礼にならない内定辞退のメールの書き方3つのポイント

 

メールで内定辞退をする方法

就職活動において一つの企業だけでなく、複数企業の就職試験を受ける方が多いと思います。就職活動が上手く進み、ありがたいことに複数企業から内定をいただいた場合、自分が入社する企業以外には内定辞退の意思を伝えなければなりません。

内定辞退というのは相手企業にとって大きな損失となります。企業に内定辞退の連絡をするのは気が引けてしまうかと思いますが、内定辞退をする場合は責任をもって、きちんと連絡をしましょう。

また、内定辞退を決めたら早めに連絡を入れましょう。確かに内定辞退の連絡というのは申し訳ない気持ちがあり、なかなかしづらいものですよね。

しかし相手の企業側は内定辞退の連絡が来てからあなたに代わる他の人材を確保しなければなりません。今後の相手企業のスケジュールも考慮し、先延ばしにせず、すぐに連絡することをおすすめします。

それに、先延ばしにすればする程どんどん連絡もしづらくなりますよね。自分のためにも相手企業のためにも早ければ早いほど良いです。勇気を出して連絡しましょう。

内定辞退を伝える手段として直接企業に出向いたり電話で連絡をしたりするのも良いですが、採用担当の方がとても忙しい時間帯であれば迷惑にあたりますよね。

そのため、最近ではメールで内定辞退するのが主流になりつつあります。またメールでの内定辞退のやり取りは証拠として残るので後のトラブル回避にも繋がるという利点があることも覚えておきましょう。それでは、失礼にならない内定辞退のメールの書き方3つのポイントをご紹介したいと思います。

 

内定辞退のメールを書く際に気を付けたい3つのポイント

嘘をつかない

人間というのは相手側に悪く思われたくないようにと、つい嘘をついてしまいがちです。しかし下手な嘘をつけば相手側もすぐに嘘だと見抜いてしまいますし、自分自身も嘘を突き通すのは苦しいものですね。内定辞退する理由はストレートに、正直にわかりやすく伝えましょう。必ず理解してもらえます。そもそも社会人として嘘をつくのは恥ずかしいことですよ!

内定辞退の意思は文章の前半に!

内定辞退の意思や理由はメール文のはじめに簡潔にはっきりと書きましょう。辞退することを伝えにくいからといって、遠回しにやんわりと内定辞退の意思を伝えても受け取る相手は分かりにくいだけです。内定を頂いたことへの感謝の文の後に内定辞退をしたいということと、その理由を伝えればOKです。

 

感謝の言葉も忘れずに

内定辞退のお詫びだけでなく、感謝の気持ちも伝えましょう。内定を頂いたことに対しての感謝の挨拶はもちろんのこと、内定に至るまで面接や選考に貴重な時間を割いていただいたことなど、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えることも忘れずに。さらに、お礼の言葉が先に入ると文章のクッション材となり、言いづらい内定辞退の旨もすんなりと伝えやすくなる利点もあります。

 

件名はどうしたらいいの?

「貴社内定辞退のお詫び」など、一目でわかるような件名が良いでしょう。人事を担当している人は1日にたくさんのメールが届きます。その中ですぐに開封して見てもらえるように件名は具体的にわかりやすくシンプルに。もちろん「無題」や「お詫び」は控えましょう。

また一度に何百人もの内定が決まっている超大手企業の場合、「貴社内定辞退のお詫び ○○大学 山田太郎」というように大学名や名前も入れるとより分かりやすくて良いと思います。

自分のメールアドレスにも気を付けよう!

あなたのメールアドレスは大丈夫ですか?自分の名前や飼っているペットの名前を入れることはあると思いますが、中には恋人の名前や好きなアイドルやアニメの名前などを入れて少々恥ずかしいアドレスの方もいらっしゃるかと思います。

「アドレスなんて自分の勝手だしいいじゃないか!」と思うかもしれませんが、アドレスは意外と目につくものです。プライベート用のアドレスなら良いですが、これから社会人として頑張っていくこの機会にビジネスで使用するアドレスはぜひもう一度見直してみてくださいね。

一番当たり障りなくメジャーなものとしてyamada-taro@○○.ne.jpなど自分の名前を入れる方法です。アドレスに自分の名前が入っていれば相手も誰からメールが届いたのかすぐ分かりやすいですし、シンプルでおすすめです。設定する際、すでに誰かが使っている場合もあるので、そのときは名前の後ろに自分の誕生日など数字を組み合わせてみてください。

 

失礼にならないメールの例文

内定辞退のお詫び

○○株式会社 人事部 採用担当 ○○様

○○大学 ○○太郎です。

この度は採用内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

今回内定を頂いたにもかかわらず、大変身勝手ではありますが、○○○○(辞退する理由)の為、貴社の内定辞退をさせていただきたいと思い、ご連絡を差しあげました。

内定を頂いた後、私が貴社でどのように貢献していけるのか、自分の適正と希望を鑑みた結果、別の会社様とのご縁を感じ、そちらに入社する決意を固めました。

これまで会社見学や面接などで何度も貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事になってしまい大変申し訳ございません。

本来なら直接お伺いしてお詫びしなければならないところではありますが、メールでのご連絡となりますこと重ねてお詫び申し上げます。

就職活動中、緊張している私に○○さん(採用担当者)から温かく優しい言葉をかけて頂いたこと、とても感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げますとともに、今後何かのご縁でご一緒させていただく機会がございましたら、何卒よろしくお願い致します。

○○大学 ○○学部 ○○学科○年

○○太郎

〒000-000

東京都○○市 1-2-3

TEL 123-456-789

E-mail ○○@○○.ne.jp

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