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【就活生のお悩み】就活で役立つメールの返信テクニック3つと注意点
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【就活生のお悩み】就活で役立つメールの返信テクニック3つと注意点

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【就活生のお悩み】就活で役立つメールの返信テクニック3つ

 

【テクニック1】企業からのメールの返信で注意すべきこと

就活時にはさまざまな場面で企業と直接メールでやり取りをすることがあります。メールには慣れている、という人がほとんどだと思いますが、企業からのメールの返信は友人への返信時とは異なり、注意すべきポイントがあります。

こまめに受信をチェックする

まず、企業からのメールは「見逃していた」ということはあってはなりません。「いついつまでに返信をしてほしい」と書かれていたり、採用試験に関する重要な内容が書かれていたりする可能性は大いにあります。

他にも多くのやり取りをしているメールアドレスを使っているなら、他のメールに埋もれてしまわないよう、フォルダを分けておくなどのひと手間をかけて、見落とすことのないように気をつけましょう。

メールの返信ができるのは、メールを受信したことに気がついて内容を確認しなければなりません。その最初の段階でつまずくことのないように注意してチェックしてください。

時候の挨拶は不要

手紙を書くときのマナーに「時候の挨拶」を文頭に入れる、というものがありますが、メールの返信時には不要です。メールの返信時には、「お世話になっております、✕✕大学の◯◯です。」とひと言挨拶プラス所属と名前を明らかにするのがマナーとなっています。文頭に時候の挨拶を入れて長くなってしまうよりも、「伝えるべきこと」「伝えたいこと」を端的にまとめて必要な情報だけにまとめるようにしましょう。

メールが企業に届いたときに表示される名前の確認

メールを送信すると「誰が送ったものなのか」ということが、相手側である企業のメールボックスにて表示されるようになっています。メールの設定時に「表示名」「名前」などを入力する項目があり、そこに記載したものが送り主として表示されるようになっています。

就活用に用意したメールアドレスであれば、自分の名前を記入しているケースが多いですが、プライベートのものを使っているなら、表示名まで忘れずに確認し、正しい名前を入力しておくようにしましょう。あだ名やふざけたネーミングをつけていると、表示されたときの印象が悪くなってしまう可能性もあり、マナー違反にも当たってしまいます。

 

【テクニック2】できるだけ早く返信しよう

メールの返信は書き方も大事だが、1秒でも早く返信するようにすることも大切です。受信した直後であれば、企業の担当者もまだメーラーを開いている可能性も高く、即座に反応がある人は印象に残りやすいです。連絡がスムーズに取れるということは、社会に出てからも大切なスキルとなります。メールは見たらできるだけその場ですぐ返信をするクセを今のうちからつけておきましょう。

もし、予定を確認しないと返信できない内容だったときには「現在すぐに予定を確認できないため、◯日の◯時までに改めてご連絡いたします。」とすぐに返信しておくだけで、「メールを確認してもらえている」ことが企業側に伝わります。

メールは既読したことがわからないため、内容に対する返答ができるのが、遅くなる場合には、その旨も合わせて連絡をしておくことで印象がよくなります。その場合でも出来るだけ早く返信できるようにしましょう。

 

【テクニック3】メールを送る前に見ておきたいチェックポイント

メールは出来るだけ早く返信をしたほうがよいものですが、急ぐあまり内容にミスがでるようでは問題です。必ずメールを送る前には、「間違いがないか」「必要な情報はすべて書かれているか」をチェックして送るようにしましょう。

件名の注意点

件名は、そのまま返信を行うと「Re:◯◯◯」という表示が頭につき、送られてきたメール件名「◯◯◯」への返信であることが一目でわかるようになっています。この部分はわざわざ手を加える必要はないため、そのまま送るようにしましょう。

件名が「Re:◯◯◯」となっていれば、どのメールへの返信なのかがわかりやすく、また、「1つの内容についてやり取りをしているメール」として、まとめて確認するときにも役立ちます。「◯◯◯へのご返答」などと手を加えてしまうことは、一見丁寧なように見えますが、多くのメールをやり取りする企業側にとっては、好ましくない返信方法となる可能性があります。

「新しいやり取り」になってしまうと見落としてしまったり、チェックが遅れたりする原因となるため、できるだけ「Re:」で返信するようにするのがおすすめです。

名前や宛名が明記されているか

名前や宛名の明記も必須チェックポイントです。まず、「誰が送っているのか」がわかるよう、メール本文の最後に名前を入れるようにしておかなければなりません。できれば、署名機能を活用して、「大学名・学部・名前・メールアドレス・電話番号」を記載しておくとビジネスマナーをクリアできます。

また、返信する相手の宛名も重要です。「✕✕会社採用ご担当者◯◯様」とメールの最初につけるようにしましょう。送られてきたメールを見ると、下部に署名がついているはずですので、そこに書かれている「会社名・部署名・名前」を記載し、「様」と忘れずにつけるようにします。送信前のチェックでも、この部分が間違えていないかしっかり見ておきましょう。

重要な情報は反復する

次の採用日程が書かれている場合など、メールのやり取りをするうえで重要だと思われる情報は、メールのなかで反復するようにします。内容に対して「承知いたしました」と一言で済ませるのではなく、返信するメールにも反復して記載すると「正しく理解している」ことを相手に伝えることができるためです。

たとえば、「◯月◯日✕時より弊社3階会議室にて、採用面接を行います。」と連絡が来ていれば、「◯月◯日✕時に貴社3階会議室に伺います。」と日程や場所を繰り返すことで、認識のズレがないことを確認します。メールの返信は、一日にたくさんのメールをやりとりしている企業側の事を考えて、見やすいメールを書いて送ることが大切です。

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