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【就活生のビジネスマナー】ビジネスメールで「ご無沙汰」になる目安となる期間と注意点
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【就活生のビジネスマナー】ビジネスメールで「ご無沙汰」になる目安となる期間と注意点

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【就活生のビジネスマナー】ビジネスメールで「ご無沙汰」になる目安はどのくらい?

 

日常的にやりとりをしている場合、冒頭のあいさつは「いつもお世話になっております」

一般的なビジネスメールにおける冒頭のあいさつは、「いつもお世話になっております」の書き出し文ではじまります。「いつもお世話になっております」は、ビジネスメールだけでなく、電話の応対や得意先への接客、あいさつなどのビジネスシーンに多用されています。日常的にやりとりをしている場合のあいさつ文としては定番の言葉です。

また同じ意味を持つあいさつとして「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」があります。「いつもお世話になっております」と比べて、硬い印象になりますが、特に丁寧にあいさつしたい場合に使われています。

しかし、連絡がなく期間が経った場合「いつもお世話になっております」では、違和感があります。ビジネスメールは、相手先に失礼にならない事が大原則です。長い間連絡していないのに、突然メールで「いつもお世話になっております」では、心のこもらない不自然なあいさつと受け取られかねません。

そこで活用したいのは「ご無沙汰しております」です。前回のメールから期間があいていた場合は、「ご無沙汰しております」を冒頭のあいさつ文として使うことがマナーとされています。そこで、「ご無沙汰」の使い方についてご紹介しましょう。

 

失礼にならない「ご無沙汰」の目安は半年以上が常識

「ご無沙汰」とは、久しくお会いしていない目上の方に対して使う敬語です。「無沙汰」には、便りや音信(沙汰)が無いという意味があり、「ご無沙汰しております」には、長い間便りや音信がなかったことをお詫びするという気持ちが込められています。「ご無沙汰」とされる期間は、一般的に2か月から3ヶ月以上とされていますが、ビジネスメールでは、半年以上を目安とすると失礼になりません。1年以上となると、「大変ご無沙汰しております」とひとこと付け加えると良いでしょう。

さらに丁寧な使い方としては、「ご無沙汰しており申し訳ありません」「すっかりご無沙汰いたしまして申し訳ありません」と深くお詫びする言葉があります。連絡が途絶えていた期間に合わせて使い分けると、受け取った相手の方に好印象をあたえることができますね。また、「ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか」と、ビジネスシーンによって相手の近況を気遣うあいさつを添えると効果的です。

また、ビジネスメールだけでなく、久しぶりにお会いした目上の方や得意先へも「ご無沙汰しております」と最初にあいさつすると、相手の方に丁寧な印象となります。「ご無沙汰しております」には、相手を敬う尊敬の気持ちが込められていると覚えておきましょう。

 

ビジネスシーンで「お久しぶりです」は基本的にNG

よくつかわれるあいさつに「お久しぶりです」という言葉があります。「お久しぶり」は、久しく連絡や音信がない相手に使われるあいさつです。「ご無沙汰しております」と意味は同じですが、敬語ではなく丁寧語としてあつかわれる言葉とされています。したがって、「お久しぶりです」を目上の方に使うと失礼にあたり、ビジネスマナーとしては基本的にNGといえますね。

「お久しぶりです」は、同僚や目下の人に対して使うあいさつとされています。目下の人に「お久しぶりです」と言葉をかけるのは抵抗があるかもしれませんが、一般的なビジネスマナーであることを知っておきましょう。

注意したいのは、「お久しぶり」と気軽にあいさつするのではなく「お久しぶりです」と丁寧にあいさつしているので失礼にあたらないと勘違いしてしまうこと。丁寧語は、相手や内容を問わず言葉を丁寧に表現する言葉ですが、敬語は相手に対して尊敬や敬意を込めた言葉です。目上の方に対しては、丁寧語ではなく敬語である尊敬語を使うことがビジネスマナーの基本中のキホンです。

 

ビジネスメールは細心の注意が必要

ビジネスメールは、相手の方に失礼にならないように細心の注意が必要です。顔が見えないメールは、文章の表現次第で相手に与える印象が大きく左右されてしまうからです。前述でご紹介したように、期間によって冒頭分の表現を変えることはもちろん、慎重に言葉を選ぶ必要があります。直接対面するあいさつと異なり、メールは何度も見直して校正することができます。

日本語の表現は、難しいものです。尊敬語や丁寧語、謙譲語の違いをしっかりと把握しておくと、ビジネスメールの言葉の使い方に迷うこともありません。さらに季節のあいさつや近況など、相手を気遣うさまざまなバリエーションを加えることで、相手の方から好印象を受けることができますね。さらに就活の際にも、ビジネスメールのマナーはとても役に立ちます。ここでは、「ご無沙汰しております」の使い方をしっかりと知っておいてくださいね。

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