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【就活生のお悩み】送付物が遅れてしまった場合は「お詫び状」を添えてビジネスマナーを守って対応しよう 
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【就活生のお悩み】送付物が遅れてしまった場合は「お詫び状」を添えてビジネスマナーを守って対応しよう 

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もう失敗しない!送付物が遅れてしまった場合は「お詫び状」を添えてビジネスマナーを守って対応しよう

 

就職活動を始めると、履歴書や自己PRなど、書類を郵送する機会が増えてくると思います。そうなると気を付けなければいけないのが「郵送の期限を守ること」です。

しかし郵送期限を過ぎてしまい、焦ってしまった経験はありませんでしたか?

もちろん企業への送付物は期限を守って郵送することが一番良いですが、期限を過ぎてしまった場合は丁重に謝罪し、「お詫び状」を添えて誠実に対応しましょう。今回は、お詫び状を書き方についてご紹介していきます。

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スピードが大切。送付物が送れる場合はまず先方へ電話を。

もし送付物が期限に間に合いそうにない時は、気づいた時点で先方へ電話で連絡をしましょう。選考の段階によっては先方から連絡があるかもしれません。その時は、まず送付物の郵送が遅れてしまっていることをお詫びし、理由を伝えましょう。

送付物が遅れてしまう理由は「予定が立て込んでいて間に合わなかった」「忘れてしまっていた」など色々あると思いますが、どんな理由であれまずはお詫びすることが重要です。

 

理由を話す時は無理な言い訳は避けましょう。先方も「忘れているのだろう」と考えているはずなので、自分を良く見せようとせずに「私の不手際です。申し訳ございません。」と誠意をもってお詫びするようにしてください。

理由を説明したら、すぐに書類を送付する準備をしましょう。郵送物と一緒にお詫び状を同封します。

その際、お詫び状に書類送付が遅れてしまった理由を長々と書くことは適していません。逆に先方からのあなたの印象が悪くなる一方です。そうならないためにも、お詫びの言葉は必要最低限の内容にしておく必要があります。

 

これで間違えない!お詫び状に書くべき文章例

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それでは、実際の詫び状の例文をご紹介します。

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謹啓

貴社におかれましては、益々のご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

大変遅くなりましたが、以下の書類をお送り致します。

今回は私の不手際により書類送付が遅くなり大変申し訳ございません。

御迷惑をおかけ致しましたことを深くお詫び申し上げます。

お手数ですが、御査収の程何卒宜しくお願い申し上げます。

 

敬白

                         以上

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送付状に書く時に心がけるべき内容は3つあります。

 

【1】書類送付が期限を過ぎてしまったことに対する謝罪

【2】自分の不手際が原因で遅延してしまったことへのお詫び

【3】通常よりも丁寧な語調にする

 

誠意を持ち、簡潔に謝罪の言葉を述べましょう。先程お話しした電話での謝罪と共通しますが、書類送付が遅延してしまった理由を長々と書くことは避けてください。「自分の不手際で」という風に、自分自身が原因で遅延してしまったことを認め、簡潔にお詫びをしましょう。

今回はお詫び状ですので、通常の送付状よりも丁寧な語調で記載するよう心がけてください。例えば、「申し訳ありません」ではなく「申し訳ございません」の方が、詫び状には誠意がこもった語調になり適切であると言えます。

また、通常の送付状の場合「晩春の候」などといった「時候の挨拶」を記載することが多いと思います。しかし今回は書類送付が遅延していて、急ぎで郵送しなければなりません。そのような状況の場合「時候の挨拶」は省略しましょう。詫び状にも関わらず悠長な内容になってしまい、先方に不快な思いをさせてしまう可能性があります。

何よりも自分の誠意が伝わるように、余計なことは書かずにおくことが大切です。

 

書類が遅延してしまったら、誠意を持って対応しよう

今後就職活動を進める上で、履歴書の送付はもちろんのこと、履歴書を書き間違えてしまったことにより再度送付しなければならないなど、急いで書類を送らなければいけない時が様々な場面であります。大切な就職活動で、しかも選考が進んでいる段階で書類の送付が遅れてしまったら焦ると思います。

「この書類が遅れてしまったら、もう選考には進めないのではないか……」「もうだめかもしれない」という考えが頭をよぎるかもしれません。しかし、書類送付が送れたからといって諦める必要はありません。

企業から結果の連絡が来ない限り、まだ可能性はあります。そのためにも、書類の送付が遅れてしまったのは自分の責任であることを認めた上で丁重に謝罪し、スピード感を持って対応する必要があるのです。

誠意を持って郵送した書類は、自然と先方にも気持ちが伝わるものです。逆にいい加減な詫び状を書いて対応をしてしまうと、それこそ悪い印象を持たれてしまい、不合格になりかねません。

書類を送付するという、特にお詫び状を書くということは一見地味に見えるかもしれません。しかし、その細かな部分で誠心誠意対応できるかどうかが、就職活動をする上でとても大切なことなのです。

就職活動中の思わぬ事態にも、落ち着いて対応し逆に先方に好印象を与えられるような行動ができるといいですね。

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