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【就活生のお悩み】面接を辞退するときに 面接辞退のマナーについて  
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【就活生のお悩み】面接を辞退するときに 面接辞退のマナーについて  

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【就活生のお悩み】「一身上の都合」、これって面接を辞退するときに使えるの?

 

複数の企業面接を受けていると、面接を辞退しなければいけなくなる場合も出てきます。そんなときに、「一身上の都合」という言葉を使っても、大丈夫なのでしょうか?

面接を辞退するときに、理由まで伝えるのか迷うところです。「想像している企業と違っていた」という方は、正直な理由を伝えて辞退するのも気が引けます。気になる面接辞退のマナーについて、考えていきましょう。

 

面接辞退を伝えるのは、「できるだけ早く」

面接辞退を決めたら、すぐに伝えるようにしましょう。「他社から内定を頂いた」「一次選考を通過したけれど、自分に合わない気がしてきた」「家庭の事情で、就活を中断・終了しなければいけなくなった」など、就活生によって、面接辞退の理由はさまざまあります。

どのような理由であっても、「当日キャンセル」や「無断で面接辞退」をするのは非常識です。採用担当や人事部など、当日には何人かの面接官が集まっています。就活面接を「一人の就活生」によって振り回されると、採用担当者から「お怒りの電話」が、大学のほうにかかってきます。

面接辞退を伝えるのは勇気が必要ですが、何もしないよりは好印象です。面接辞退を決断したら、その日のうちに行動に起こすようにしましょう。

ちなみに、詫び状を書いて送る必要はありません。面接辞退をするときは、「できるだけ早く」を意識してください。面接予定日が数週間後であっても、辞退に関する内容の場合、手紙では伝えるのが遅くなってしまいます。

就職活動で手紙を送るタイミングは、「内定が決まったとき」や「企業見学やインターンでお世話になったとき」など、感謝の気持ちを伝えるときです。

 

伝えるときは、電話が良い

メールで面接辞退を伝える方もいますが、誠意が伝わるのは「電話」です。メールだと採用担当者によっては、「素っ気ない」と感じてしまいます。丁寧な印象を与えるならば、電話で伝えましょう。

電話をかけるときは、「この度は、一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を申し上げました」と、シンプルに伝えるだけで十分です。相手方も面接辞退の思いだけ伝われば対応できるので、無理して面接辞退の理由を話す必要はありません。

しかし、採用担当者の中には、「一身上の都合って、具体的に何なの?」と聞いてくるときがあります。正当な理由があれば、そのときにきちんと説明しましょう。

 

志望順位が下がったために面接を辞退する場合、説明するのが難しいかもしれません。採用担当者に聞かれても、「諸般の都合なので、申し訳ございません」「私事都合のため、お答えできません」と伝えてください。

一次面接ならば、理由を聞かれることはめったにありません。しかし、最終面接前の辞退では応募者も絞られているので、聞かれる可能性があります。志望順位が下がったのであれば、採用担当者もやり取りをしているうちに察してくれるでしょう。

 

電話で面接辞退を伝えるときには、注意点があります。まず、電話をかける時間帯には気を付けましょう。「朝の始業直後」「昼休み前後」「終業時刻直前」では、相手方は忙しいことが予想されます。そんなときに謝罪の電話をしても、きちんと誠意を伝えるのは難しいです。

また、電話をかける場所にも配慮してください。「学校の食堂」や「講義の休憩時間」では、騒がしくて悪い印象を与えてしまいます。また、電波が届きにくい場所でかけると、大事なときに電話が切れてしまうかもしれません。

 

担当者に会って、謝罪することも大切

直接会って謝罪するのは、電話よりもさらに丁寧な方法です。こまめに連絡を取り合っていた採用担当者ならば、電話よりも直接会うほうが誠意を伝えやすいでしょう。面と向かって面接辞退を伝えるとき、どのようなことに気を付ければいいのか見ていきます。

 

◆感謝の気持ちを伝える

書類選考・面接の準備で時間を使わせてしまったことに、きちんと謝罪しましょう。詳しい事情を伝えなくても大丈夫ですが、感謝の気持ちを込めることが大切です。

 

◆将来、お世話になるかもしれない

今は企業と就活生の関係かもしれませんが、将来的に「クライアント」や「関連会社」になるかもしれません。「今後会うことはないから、適当なあいさつでいいか」と済ませてしまうと、どこでお世話になるか分かりません。

過去のちょっとした失礼な態度が、社会に出てから痛い目を見ることもあり得ます。そういった意味でも、顔と名前を覚えてくれた採用担当者には、誠意を込めて謝罪しましょう。

 

◆自分の意志を貫く

たまにあるのが、電話で謝罪したのに「会社に来て説明してもらいたい」と言われるケースです。自分の主張を曲げない自信があるのであれば、日時を決めて担当の方に直接会いましょう。「自分は押しに弱く、説得されると断りにくくなってしまう」という方は、電話で何とか話し合いをして終わらせましょう。

「他の企業、他の業界に就職を考えている」と伝えれば、どんな採用担当者でも引き下がるはずです。何度も説得されるようであれば、周囲の人に相談してください。

就職面接を断るときは、「一身上の都合により、面接を辞退させていただきます」と伝えて構いません。理由を事細かに伝えても問題ありませんが、志望度の低下により面接を辞退するのであれば、「一身上の都合」を使うと便利です。

くれぐれも、「当日キャンセル」や「無断で面接辞退」をしないように気を付けてください。就職活動の身勝手な行いは、自分自身だけではなく、周囲の人たちにも迷惑をかけてしまいます。

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