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【就活生のお悩み】お礼状マナーと書き方
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【就活生のお悩み】お礼状マナーと書き方

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【就活生のお悩み】「内定取り消し」になるってホント?お礼状を出さないと、採用にどれだけ影響を与えるのか?

 

内定後に「お礼状」を書いていますか?

お礼状を書くタイミングは人それぞれであり、どれが正解なのか分からず悩んでいる就活生も多いです。また、「お礼状を出さずに、電話やメールで伝えたい」と考える方もいます。

お礼状を出さないままでいると、企業によって内定取り消しになるのでしょうか?

お礼状がどれほど採用に影響するのか、考えていきましょう。

 

お礼状は、必ず出す必要がある?ない?

お礼状とは、相手方に感謝の気持ちを表した手紙のことです。人付き合いを円滑にするので、就職活動以外にも書く機会があります。手紙で感謝の気持ちを伝えるのは、日本の風習であり、相手を敬う形式です。

絶対に出す必要があるという訳ではありませんが、内定が決まった時点で、お礼状を出すのが就活の常識でもあります。

 

◆お礼状の出すタイミング

内定通知書が届いたら、翌日にお礼状を出すほうが好印象です。翌日に送るのが難しいならば、2日以内に送りましょう。お礼状にも書き方があるので、なるべく優先的に時間を取って書き上げる必要があります。

このことを知らずに、内定後にお礼状を出すことを知った方も多いようです。中には「マナーがなっていないと思われて、内定が取り消されるのではないか?」と心配する就活生もいます。

しかし、お礼状の送付忘れで内定取り消しにはなりません。お礼状を出さなかっただけで、入社時に不利な状況になることもありません。

実際に、お礼状を書かない方もいます。近々企業に行く機会があって、「人事担当者にお礼を伝えるのは、直接お会いしたとき」と決めるケースや、内定承諾書にサインをして送り返すときにお礼状を送付する場合もあります。

 

◆お礼状のマナー

お礼状を送るのは、早ければ早いほど効果的です。しかし、数日、数週間たってからお礼状を送るのも恥ずかしいことではありません。内定をもらえて安心したまま、お礼の言葉を伝え忘れないようにしましょう。

気を付けなければならないのが、お礼状の書き方です。お礼状は手書きで書いてください。ワードやエクセルで作成するのは、お礼状の書き方としては良くないとされています。油性の黒ボールペンや万年筆を使って、水でにじまないよう配慮し、お礼状を書きましょう。

 

◆書き方の例

お礼状を丁寧に書くと、「拝啓 ○○の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」と書き始めます。

「拝啓」は頭語(とうご)、「○○の侯」は時候のあいさつです。「貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」が安否のあいさつ、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」は感謝のあいさつとなります。

その後、「さて、このたびは」などの起こしの言葉を使って、本文を書き出します。最後に、「末筆ながら、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます 敬具」という「結びの言葉と結語(けつご)」で締めるのが、お礼状の書き方です。

取り急ぎお礼状を送りたい場合、シンプルに書く方法があります。「拝啓 貴社ますますご盛栄のことと、心よりお慶び申し上げます」の後に、本文を書きましょう。

本文を書き終えたら、「今後とも何卒よろしくお願いいたします 敬具」と書いて、お礼状を送ります。これだけでも、相手方に十分思いが伝わります。

 

遅れて出す場合の注意点

時間がたってからお礼状を送る場合、お詫びの文を書く必要もあります。何日以上といった明確な決まりはありませんが、内定通知書が届いてから3日以上たったときは「お詫びの文」を書きましょう。

 

◆お詫びの文の書き方

お礼状に一言添えると効果的な「お詫びの文」。自分なりの言葉で伝えるのが一番ですが、ここでは書き方の例をみていきましょう。

入社承諾書を提出した後にお礼状を送る場合は、「先日、入社承諾書を提出いたしました際には、きちんとしたお礼を申し上げておりませんでした」という一言を添えましょう。冒頭に書いても、締めの言葉で書いても問題ありません。申し訳ない気持ちを伝えるだけで、数日後や数週間後でもお礼状を送りやすくなります。

 

◆内定者の集いで伝える

入社承諾書を提出してから数週間、数カ月たっている場合は、入社前の集まりのときに伝えましょう。「内定者の集い」ならば、採用担当者とお会いできる機会があります。

このときに、お礼状を送ってなかったことを詫びる方がいます。また、お礼状のことには触れず、「採用してくださり、誠にありがとうございます」とだけ伝える方もいます。前者は、「このタイミングで感謝の言葉を伝えたかったんだな」と解釈してくれることがあります。後者は、「お礼状の存在を知らなかったんだな」と相手方は感じるでしょう。どちらの伝え方でも問題ないので、自分の性格やその場の雰囲気で使い分けましょう。お礼状を出さなくても、入社までに感謝の気持ちを伝えることが大切です。

 

メールや電話でお礼を伝える場合

採用担当者にお礼を伝えるのは、さまざまな方法があります。例えば、メールでお礼を伝える方法です。メールで感謝の気持ちを述べることも、間違っていません。

採用担当者によっては、メールでやり取りをするケースがあります。メールで連絡をしたことがある方ならば、内定を頂いてすぐにメールを送るのも効果的です。

メールでは、「○○大学△△学部◎◎学科4年の□□(名前)です。この度は、採用内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。取り急ぎ御礼を申し上げたく、メールさせていただきました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします」と簡潔に伝えましょう。

感謝の気持ちをメールで伝えてから、後日お礼状を送ることも可能です。この場合、お礼状をすぐに書かなければいけないわけではないため、気持ちに余裕が生まれます。

電話でお礼を伝える方もいます。お礼状を書かなくても、電話で感謝の気持ちを述べることも評価が高いです。「内定通知書を受け取らせていただきました。誠にありがとうございます」といった一言だけでも、採用担当者に気持ちが伝わります。

声に出して伝える行為は、とても大切なことです。お礼状よりも電話のほうが伝えやすい方は、一度電話をかけてみてはいかがでしょうか。

感謝の気持ちの伝え方は、人それぞれです。日本では、お礼状を書くことが「相手方を敬う方法」として知られています。状況に応じて、電話やメール、直接お会いする方法も利用しましょう。

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