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「もしもし」はマナー違反って知ってた?ビジネスマナーを身に着けよう!
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「もしもし」はマナー違反って知ってた?ビジネスマナーを身に着けよう!

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「もしもし」はマナー違反って知ってた?ビジネス電話はどのように受ければいいのか

 

就活中は、企業からの電話を受けることが多くなります。そのようなときにどんな受け方が好印象を与えるのかについて考えてみましょう。

ビジネスシーンでは、電話の受け方に関してはマナーが存在します。企業の場合、かかってきた電話を最初に受ける人の受け答えで会社の印象が変わってしまうため、電話の受け方は重要なポイントになっています。同じように、企業からかかってきた電話の受け方で印象が決まってしまうといっても過言ではないほど重要だと認識してください。

今のうちに身に付けておけば、社会に出てからも使えるスキルとなりますので、今のうちに意識しておきましょう。

 

企業からの電話の受け方

就活が始まると、企業から電話がかかって来るようになります。いつ来てもビジネスマナーに沿った受け答えができるよう、気を抜かないようにしましょう。

 

◆「もしもし」はビジネスマナー違反

企業からかかってきた電話に、いつもの感覚で「もしもし」と出てしまうのはNGです。

そもそも、「もしもし」という言葉は「申す申す」の略語であって、ビジネスには適さない言葉です。それでは、「もしもし」はどのように言い換えればいいのでしょうか。

電話に出るときは「はい、○○です」と名前を名乗って出るようにします。また、相手の声が小さくて聞き取りにくいときに使う「もしもし」は、「恐れ入りますが、もう一度お願いできますか?」や、「申し訳ございません、少しお電話が遠いようなのですが」のような言い回しを使います。

また、保留などで電話口から離れた後、再度電話に出るときは「お待たせいたしました」というのが一般的な使い方です。

 

◆ビジネスシーンでも良く使われる、汎用性のある言葉「お世話になっております」

企業からの電話の場合、相手が名乗ってきたらどのような受け答えをするのがいいのでしょうか。それは「お世話になっております」です。就職してからも使い続ける言葉なので、ぜひ覚えておきたい言葉です。

仕事をするようになると、社外の人と接するときは必ず「お世話になっております」を使います。これは、ビジネスマンにとって挨拶のようなものですので、たとえ初めて話をする人だとしてもこの一言は忘れずに添えましょう。

 

「もしもし」以外にもあるビジネス電話のマナー違反とは?

ビジネスシーンの中で、電話応対は欠かせないものです。その中には「もしもし」以外にも使ってはいけないマナー違反の言葉がありますので、ぜひ覚えておいてください。

たとえば、「なるほど」という言葉。そもそも、「なるほど」は副詞です。この言葉単体で敬語の意味は持っていません。そのため、同じ立場の人同士で使うことは問題ありませんが、上司や目上の人に使ってしまうと大変失礼な言葉になってしまいます。同意の意味で使うのであれば「おっしゃる通りです」や「私もそのように感じます」などの言い回しを使うようにしましょう。

また、電話の声が聞き取りにくいときは、端的に聞き取りにくいということだけを伝えてしまうと「声が小さいからもっと大きな声で話せ」と言っているように受け取られてしまう場合がありますので、事前に「恐れ入りますが」や「申し訳ございませんが」などの謝罪の言葉を述べ、「相手が悪いわけではない」ということを暗に伝えたうえでどうしてほしいのかを伝えましょう。

日程などが合わない場合なども、言いづらいかもしれませんがきちんとその旨を伝えましょう。「恐れ入りますがほかの日程にしていただくことは可能でしょうか?」のように、日程変更の希望があるときはしっかり伝えましょう。これ自体はマナー違反でもなんでもありませんのでご注意ください。

最後は先方の指示や依頼を復唱し、間違いがないことを確認してから電話を切ります。

 

電話の切り方にもマナーがある

まず、「本日はお電話ありがとうございました」のように、電話をいただいたお礼を述べたら「失礼します」と言ってから電話を切ります。その際、先方より先に電話を切らないようにしてください。相手が切るのを待ってから受話器を置きましょう。

しかし、「相手より先に切ってはいけない」というのはビジネスマナーのため、先方もこちらが切るのを待っている場合があります。その場合、固定電話の場合はガチャ切りにならないよう、フックを指で押してから受話器を置くようにします。

今回ご紹介した内容は、社会人になると最初に職場の先輩方に教わることでもあります。入社したばかりの新入社員がよく「家にかかってきた電話なのに会社の電話のような受け答えをしてしまった」という笑い話を耳にしますが、日ごろの電話応対であってもこれが使えると大人な対応だと思ってもらえるようなものばかりです。

特にマナー違反となる言葉は日ごろから使わないようにしておくと、いざというときでも慌てなくてすみますので、しっかり身に付けておきましょう。

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