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【就活生のビジネスマナー】企業にメールをするときに気になる敬語まとめ! 
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【就活生のビジネスマナー】企業にメールをするときに気になる敬語まとめ! 

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企業にメールをするときに気になる敬語。「ご無沙汰しております。」とは具体的にどのくらい期間が空いたとき?

 

就活を始めると戸惑うものに「敬語」があります。友達とするようなタメ口は使えないということはもちろんですが、特に企業に送るビジネスメールは、普段あまり耳にしないような言葉を使います。気を付けてほしいのは、メールは企業の採用担当者の手元に残ってしまうということです。おかしな敬語を使う人は、悪い意味での印象に必ず残ってしまいます。

普段どれだけ一生懸命ていねいな受け答えをしていても、たった1通のメールで印象が変わってしまってはもったいないものです。       そんなビジネスメールのわかりやすい例として「ご無沙汰しております。」という言葉の使い方を紹介しましょう。

 

「ご無沙汰しております。」は、目上の人に使える言葉なのか?

ビジネスシーンで必要となる敬語とは、「丁寧語」「尊敬語」「謙譲語」の大きく分けて3つがあります。「ご無沙汰しております。」は、分類すると謙譲語です。それは「おります」という言い回しに由来します。

「ご無沙汰」は、便りや知らせを意味する「沙汰」で、「沙汰(便り)」が「無い」、イコール「久しく会っていない」「長い間連絡を取っていなかった」場合に使用するものです。もちろん、目上の人にも使うことができます。また、社外のお取引先や顧客にも使うことができるので、社会人になってからも必要な言葉です。

 

では、どれくらいの期間が空いたときに使う言葉なのかわかりますか?

正しい定義はありませんし、ケースにもよりますが、おおむね2~3か月以上の期間が空いたら使うものだと思っていてください。これくらいの期間が空いてしまうと、相手は「忘れられてしまったかな?」と思いがちですが、「ご無沙汰しております。」というひと言で、メールを受け取った相手に「覚えていてくれたんだ」という印象を持ってもらえます。また、半年や1年以上の長い期間が空いてしまった相手には、「大変ご無沙汰しております。」のようにひと言付け加えるといいでしょう。

また、「ご無沙汰しております。」と使う場合、「いかがお過ごしですか?」のような、相手を気遣う言葉を入れると、印象がよくなりますので、覚えておきましょう。

同じ意味に「お久しぶりです」という言葉がありますが、これはどちらかというとくだけた表現ですので、同僚や仲間以外では使わないようにしましょう。目上の人から「久しぶりだね」と言われたときも「ご無沙汰しております」と返すことができるとスマートな印象を受けます。

 

ほかにも知っておきたい、ビジネスメールで使用する敬語

「ご無沙汰しております。」以外にも、ビジネスメールで使用する敬語があります。これを知っておくだけで役に立つことがたくさんあります。

 

◆御社ではなく「貴社」

これは、エントリーシートなどでも使うので、ご存じかと思います。ビジネスシーンでは、文章としての日本語と、言葉で話す口語としての日本語で異なる表現を使う場合があります。これはわかりやすい例ですね。

 

◆お疲れ様ですではなく、「お世話になっております」

「お疲れ様です」は、目上の人に使うべきではないという意見をたまに見かけますが、日本のビジネスシーンでは、社内であれば、上司や同僚に関係なく「お疲れ様です」という言葉は使っていいことになっています。ですが、社外の人に対しては違います。この場合「お世話になっております。」が正解です。初めてコンタクトをとる場合、「お世話になっております」と書くのはおかしい気がするかもしれませんが、これはビジネスメールの常套句として覚えておくといいでしょう。どうしても違和感がある場合は「初めてメールいたします」などのような書き方や、「おはようございます」など時間のあいさつを入れてもいいでしょう。

 

◆了解しましたではなく「かしこまりました」

「了解」という言葉は、目上の人が下の人に使う言葉です。そのため、同じ意味で使うなら、「かしこまりました」や「承知いたしました」を使いましょう。

 

◆「させていただきます」と「いたします」は使い方が違う

最近よく耳にする「させていただく」という言葉。その多くは「いたします」が正しい言い回しですが、混同して使われがちです。それでは、どのような違いがあるのでしょうか。

「させていただく」は、許可を得たうえで行動するという意味です。事前に許可を得るというよりは、許可が出ることを前提に、自分の行動を宣言するものです。

それに対して「いたします」というのは、単に自分の行動を宣言するものです。

自分が勝手に宣言するより、許可を得る敬語「させていただきます」のほうがよりていねいなのでは?と感じるかもしれません。ですが、本来の目的に対して行き過ぎた敬語はかえって失礼な印象を与えてしまうので、注意が必要です。

 

敬語を正しく使いこなすことができれば、印象が大きく変わる!

ほかにもビジネスメールで必要な敬語がたくさんあります。メールでのやり取りは、相手の顔が見えないのと同じように、こちらの顔も見えません。そのためビジネスの場では、ていねいな対応が要求されます。就活中はもちろんのこと、社会人になっても同じです。

敬語を正しく使いこなすことは、ビジネスシーンのなかで重要なことですから、今のうちにしっかり勉強して身に付けておきましょう。採用担当者に「この人はちょっと違うぞ」と思わせることができれば、エントリーシート以上の武器になるかもしれませんよ。

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