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ESを郵送するときの封筒の宛名マナーについて 
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ESを郵送するときの封筒の宛名マナーについて 

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【就活生のビジネスマナー】ESや履歴書を企業に郵送・手渡しするときの封筒の宛名は?

 

就職活動で、ほとんどの人が経験するエントリーシートや履歴書を企業へ送付する作業。とくに、初めて送る場合には、「どうするのが正解なのだろう」と数々の不安や疑問が湧いてしまうものです。

エントリーシートを郵送する場合の封筒の宛名マナーと、中に入れる書類についてのルールを紹介します。

 

ESを送る封筒の書き方ルール

エントリーシートは通常A4サイズであることが多いため、折り畳まずに入れることができるA4サイズの封筒を使用します。また、封筒には茶色やピンク、水色などさまざまな色が売られていますが、就職活動の際に使用する封筒は白が一般的でしょう。

封筒の宛名の書き方を順に説明します。

 

【書き方1~3. 表面】

  1. 1.  会社住所、会社名は高さを揃えて書く

まず、縦書きで左上から会社住所を書き始めます。住所は、都道府県名から書き、「1-1」などではなく、「1丁目1番地」など、丁目や番地、ビル名などを省略せずに書きます。1行で収まらない場合には、2行目の頭は一文字分下げて書き始めますが、改行して少ししか文字数がない場合には、下の方に書くと良いでしょう。

また、会社名は、会社住所と高さを揃えて書きます。

 

  1. 2.  担当者名は封筒の中央位置に

会社名を少し左寄りに書き、担当者名が中央に来るように調整しましょう。そして、宛名の文字のなかでもっとも大きいサイズになるように書きます。

担当者個人宛に送る場合には、氏名のあとに「様」を、担当者名がわからない場合には、「ご担当者様」、会社や部署宛に送る場合には、そのあとに「御中」を付けて送りましょう。

 

  1. 3.  左端に「応募書類在中」と赤字で記載

左下側には赤字で「応募書類在中」と記入して、エントリーシートや履歴書が入っていることが分かるようにしておきましょう。四角で囲っても、囲わなくてもどちらでも良いです。

 

【書き方4~6. 裏面】

  1. 4.  中央下位置に自分の住所と氏名を

自分の住所と氏名を中央の下部分に記入します。その場合、住所は中央線から左側、氏名は右側に書くとバランスが良いでしょう。また、氏名の前には大学名と学部を記入し、名前が大きくなるように書きましょう。

自分の住所も会社住所と同様、省略せずに最後まで書きます。

 

  1. 5.  左上には郵送する日付を記載

郵送する場合は、郵送日を左上に漢数字で記入しておきます。このとき、中に同封しているエントリーシートの日付と同じになるようにしましょう。

また、面接日に直接持参する場合にも、その当日の日付を記入します。

 

6. 糊でしっかりと封を閉じ、〆印を

封は、セロファンテープではなく必ず、糊でしっかりと閉じましょう。封をした境目の中央部分に「〆印」を書いて、閉じていることを確認します。

「〆」は「×」とは異なるため、必ず、「〆」と書くように心掛けましょう。

 

ささいなことですが、いつもは何気なく書いていた封筒の宛名書きも、企業へ送付するとなるとルールやマナーが気になるものです。今一度チェックして、先方に「きちんとしているな」という印象を持ってもらえると良いですね。

 

添え状、クリアファイルも忘れずに

エントリーシートの内容の充実度が大切なことはもちろんですが、送付する際に、もうひとつ知っておきたいことは、書類を送る際につける添え状(送付状)や、クリアファイルの準備です。

添え状はビジネスマナーでは当たり前のことですが、「この書類を同封しております」と、相手に伝えるものです。添え状がついていなくても良いのですが、付けていると、より丁寧な印象を受けるはずです。

添え状は、「いつ」、「誰から誰に」、「何の書類」を送付したかということが分かる内容を記載します。

さまざまなフォーマットがあるため、それを利用してパソコンで作成する方がほとんどだと思いますが、氏名は直筆で記入するとより良い印象となるでしょう。

さらに、エントリーシートはクリアファイルに挟んで封筒に入れて送付することが基本です。

クリアファイルには上から、添え状、エントリーシートとなるように挟み、名前や写真が上になるように封筒へ入れます。

封筒を糊付けする前に、もう一度、書類に不備がないか、宛名の書き方や敬称は正しいかなど、自分でチェックリストを作成しておくと、安心して提出することができ、また、一度リスト作っておくと、後日違う企業に送る際にも使用することができますね。

細かい作業ですが、案外、マナーや丁寧さを見られている部分でもあります。こうした部分だからこそ手を抜かずに、しっかりと仕上げましょう。

 

丁寧な送付で良い印象を与え、次へ繋げよう

エントリーシートを送付する封筒の宛名書きや、書類の入れ方など、今まではここまで考えることがなかったという部分まで気を遣わなくてはいけなくて、不安になる人も少なくはないはずです。

就職活動中は、エントリーシートや履歴書の作成、企業説明会にOB訪問など忙しい日々が続きますが、封筒の宛名書きを何度か練習しておくと、ポイントをおさえておけば次回からは難なく書ける内容です。少し時間を取られてでも、丁寧に書くこと、送ることを心掛けましょう。

エントリーシート受付開始となると、やはり同時にさまざまな就活生から書類が送られてきます。担当者は比較しようとしなくても、丁寧か、そうでないかの差がわかるでしょう。

そこで、あなたの十分な丁寧さが伝わると、担当者にもプラスの印象を与えます。また反対に、エントリーシートの段階で、マナーが悪いと判断されると足切りの対象になります。

次へ繋げるためにも、ささいなことから、丁寧に取りかかりましょう。

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