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面接前日に送られてくるリマインドメールは?ビジネスマナーとルール  
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面接前日に送られてくるリマインドメールは?ビジネスマナーとルール  

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就活生のビジネスマナー 面接や選考の前日に送られてくるリマインドメールは、確認後返信するべき?

 

就職活動中は、今まであまり身近に感じることのなかったビジネスマナーを知る機会です。例えば、面接前日に企業側から面接日の日時確認のために送られてくるリマインドメールには、どのように対応するべきなのでしょうか?

企業側の意図と、リマインドメールに対しての対応や、その他のメールでのやりとりにおいて、就活生が知っておきたいルールをご紹介します。

 

リマインドメールはなぜ送られてくる?

そもそもリマインドメールとはどういう内容のメールなのでしょうか?

リマインドは日本語で「思い出させる」、「気付かせる」という意味を持ちます。リマインドメールとは、ビジネスシーンでは「確認のための連絡(メール)」のことを言います。

 

就職活動中、面接の前日にリマインドメールが送られてくることがよくあります。

事前に日時の連絡はもらっているのに、どうして、わざわざ前日にリマインドメールが送られてくるのでしょうか? 企業側の意図を考えてみましょう。

企業側は、面接の辞退や当日のドタキャンを避けたいと考えています。新卒採用のために、少しでも多くの人材と直接会い、どんな人物なのか、どんな自己PRをするのか、知りたいと考えています。

また、面接の日時連絡のほかに、面接会場周辺の地図が添付されていたり、持参物が記載されてあったり、また、当日の筆記試験の有無など、こちらが確認しておきたい内容をお知らせしてくれる場合もあります。

面接当日になって思っていたほどの人数が来ず、辞退やドタキャンが多くなってしまうことを避けるため、また、当日、就活生が予想外に慌てることがないように、リマインドメールを送る企業が多いのではないでしょうか。

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どのような内容を返信すれば良い?

企業からリマインドメールが送られてきた場合、返信するべきなのでしょうか?

リマインドメールの主な内容としては日時確認が多く、質問事項もないため、特に返信するものではないのではと考える人もいるかもしれません。

しかし、ビジネスマナーにおいて送られてきたメールには、どんな内容であれ返信することが基本です。

面接前日に送られてきたリマインドメールに対しては、メールを確認したという旨と、送って頂いたお礼を述べる内容を記載することは最低限必要なことです。

また、メールの確認後はできるだけ早く返信するようにしましょう。

メール返信の際のマナーは、大きく分けて4つ挙げられます。

 

1. できるだけ早い返信を心掛ける

前述したように、メールを確認したらできるだけ早く返信をしましょう。目安は、メール確認後24時間がリミットといわれています。返信内容は、メールを確認したという旨とメールを送って頂いたお礼を伝えるものですので、すぐに返信できます。企業先に好印象を与えるためにも、早い返信を心掛けましょう。

 

2. 件名の変更はせず、そのままに

メールを返信しようとすると、自動的に件名部分にRe:と入力されます。それがないほうが見やすいと勘違いして消してしまったり、件名を書き換えたりする人もいるようですが、件名は変更せずそのまま返信しましょう。

企業先の担当者は1日に多くの人とやり取りをしています。送られてくるたびに件名が変わっていると、用件や誰とのやりとりなのかが分かり辛くなってしまい、反対に手間をかけてしまうことになりかねません。

件名はそのまま残し、自動的に入力されるRe:が記載されたまま送るようにすることが賢明でしょう。

 

3. 宛先や署名は正式名称を記載する

メールを返信する際、冒頭に送る相手の会社名や名前を記載することを忘れてはいけません。会社名は、「(株)」ではなく、「株式会社」と略さず記入しましょう。担当者のフルネームがわかっている場合には名字だけではなくフルネームを、そして、敬称も忘れずにつけましょう。

また、文の後に記載すべき、自身の署名は、就活生の場合「大学名、学部名、氏名」を入れると先方にもわかりやすいでしょう。

 

4. 元のメールは残しておく

返信する際は新規メールを作成して返信したり、過去のやりとりをわざわざ消したりして送ることは避けた方が無難です。どのメールに対してどう返信しているのか、見てすぐに把握できるように、元のメッセージはそのまま残して作成することを心掛けましょう。

 

ビジネスルールを知ってスムーズに就活を進めよう

面接前日に送られてくるリマインドメールには、出来る限り早く、そして丁寧な内容を心掛けて返信しましょう。

メールは、電話や直接会って話す場合とは異なり、文面でしか伝えることができません。シンプルな内容を心掛けようとするあまり、素っ気ない印象を与えてしまっては逆効果です。

「はい、かしこまりました。」だけではなく、文末に「どうぞよろしくお願い致します。」とまとめるだけでも、素っ気ない印象がなくなります。締めの文章のほかにも、挨拶や、お礼の言葉は忘れずに記載しましょう。

メールの文章を作る際は、言葉の使い方や、書き方をはじめ、相手に対して失礼がないかどうかをしっかりと確認しましょう。そして、適度に改行をしたり、わかりやすい内容にまとめたりと、相手が読みやすい文章を心掛けましょう。

学生同士のやりとりとは異なり、慣れるまでは、これでよいのかと不安になってしまいますが、スムーズに就職活動を進めるためにも、最低限のビジネスルールや、メールのマナーを知っておくと、いざというときにも役立ちます。

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