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【就活生のビジネスマナー】企業に電話をかける際知っておきたい最低限のマナー 
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【就活生のビジネスマナー】企業に電話をかける際知っておきたい最低限のマナー 

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【就活生のビジネスマナー】就活生必見!企業に電話をかける際知っておきたい最低限のマナー

就活生にとって、企業へ電話をかけるのは緊張するものでしょう。就職活動をするまでは、店舗などに電話をかけたことはあっても、企業へ電話する機会はそうそうあるものではありません。そこで、企業へ電話をかける際に、どのような点に気をつければいいのか、最低限のマナーをご紹介します。

電話をかける時は、忙しい時間帯を避ける!

店舗にかける電話は、店舗側にしてみれば、お客さんからの電話という位置づけなので、特に電話する時間を気にする必要はありませんでした。しかし、就活生が企業にかける電話は、企業側からすると、お客さんからの電話という位置づけにはなりません。そのため、電話をかける時間帯には気を配る必要があります。

企業の業務内容によって多少の違いはあるものの、電話を受けやすい時間帯には一定の傾向があります。それは、10時~12時の午前中の時間帯と、14時~16時の午後一の時間帯です。午前中でも、10時前は始業直後でバタバタしているので避けましょう。午後も、14時より前だとランチで外出していることがあるので、これも避けたほうがよいでしょう。

17時以降の遅い時間も、終業間近のため、企業側が忙しいことが多いです。また当然ですが、始業前や終業後の時間帯に電話をかけるのは非常識にあたるため、少なくとも業務時間内に電話するようにしましょう。

 

シチュエーションごとに適切な対応をする!

さて、実際に電話をかけたとして、そのタイミングでの相手の状況や対応は様々です。かけた相手がちゃんと社内にいて、スムーズに取り次いでくれるのであれば問題ないですが、そうでない状況も往々にしてあります。いろいろな状況に対応できるよう、シチュエーション別の対応の仕方を覚えておきましょう。

電話が繋がった時

コール音が鳴って電話がつながったら、まずは自分の名前を名乗ります。「わたくし、○○大学4年生の○○と申します」と大学名と苗字をセットで伝えるようにしましょう。続いて、要件を伝えます。「○○の件でお電話差し上げましたが、採用担当の方はいらっしゃいますでしょうか?」といったように、要件と一緒に誰宛なのかも明言しましょう。そうすることで、違う部署の人が電話をとったとしても、スムーズに取り次げるようになります。もちろん、相手の名前がわかっている場合は、「○○様はいらっしゃいますでしょうか?」と名前を伝えたほうがよいです。

電話を取り次いでもらった時

要件を伝え、担当者に取り次いでもらったら、もう一度、自分の名前と用件を伝えましょう。さっき別の人に伝えたから大丈夫だろうと考えるのはNGです。必ずしも、担当者に自分の名前と用件が伝わっているとは限りません。

担当者が不在の場合

電話をかけたものの担当者が不在だった場合は、基本的に相手から「戻り次第、折り返しご連絡差し上げます」と言われることが多いです。その際は、もう一度、自分の大学と名前を名乗り、携帯電話の番号を伝えましょう。もし、折り返しの提案をされなかった場合は、戻ってくる時間を確認した上で、「それではまた改めてご連絡差し上げます」と伝えましょう。

 

「自分から電話を切らない」など、気をつけるべき電話のマナー

企業へ電話をかける際に気をつけるべきマナーは、もちろん時間だけではありません。いざ電話するぞという時に焦らないよう、しっかりと準備を整えておきましょう。

メモやスケジュールを確認できるものを用意する

企業との電話では、面接や試験の日程を決めたり、必要な持ち物を聞いたりと、絶対に忘れてはいけない内容が出てきます。このような重要な事項は、間違ってしまうと大変なので、しっかりとメモをするようにしましょう。また、日程をスムーズに決められるよう、自分のスケジュールを確認できる状態で電話することも大切です。

「もしもし」はなるべく使わない

電話でついつい言ってしまいがちな「もしもし」ですが、実はこれ、略語なのです。言われても、そんなに気にならないという人も多いですが、企業との電話では、できれば避けたほうが無難です。

聞き取れなかった時は正直に言う

電話の電波状況によっては、相手の声が聞き取れない、なんてことも多々あります。聞き取れなかった旨はなかなか伝えづらいものですが、聞き取れないままにしておくほうがよっぽどリスクが大きいです。正直に「お電話が遠いようで、申し訳ありませんがもう一度よろしいでしょうか」と伝えましょう。

企業の電話番号は登録しておく

企業側からの折り返しの電話など、相手から電話が来ることは往々にしてあります。その際、番号を登録してなければ誰からの電話かわかりません。ついつい「もしもし?」などと出てしまい、失礼な印象を与えかねません。自分から連絡した企業の電話番号は、必ず携帯電話に登録しておくようにしましょう。

電話を切るときは、相手が切ってから

要件が全て終わったからといって油断してはいけません。電話を切る際にも際にもマナーはあります。それは、自分から電話を切らない、ということです。必ず、相手が電話を切ったのを確認してから、自分も切るようにしましょう。

 

就活において、電話は企業とのはじめての直接的な接点。電話での印象があなたの第一印象になりがちです。思いもよらない小さなマナー不足が、あなたの就活の行方を左右することにもなり得るので、どんなシチュエーションにも対応できるよう、しっかりと事前準備をしておくことをおすすめします。

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