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就活生必見!誰でもできる好印象を得るための留守電の残し方 
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就活生必見!誰でもできる好印象を得るための留守電の残し方 

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就職活動に電話はつきものです。みなさんも、ビジネスマナーにのっとったしっかりとした電話対応を日ごろから心がけていると思います。しかし、受けたい会社に電話をした時に、思いがけず留守番電話に切り替わってしまい、一瞬あたまが真っ白になってしまった経験がある人もいるのではないでしょうか。

会社にかけた電話が留守電に切り替わった時には、そのまま切ってしまわずにしっかりとメッセージを残すのが正しいマナーです。ここでは、好印象を得られる留守電メッセージの残し方のポイントについてご紹介いたします。

 

ポイント1:留守電に必ず残さなければいけないメッセージの内容

友達との電話であれば、着信履歴から誰かわかるため用件だけを簡単に留守電に入れることも多いと思いますが、就職活動で留守電を残す場合にはそうはいきません。ビジネスマナーにのっとったしっかりとしたメッセージを残す必要があります。

 

相手先の確認をする

留守電に切り替わったらまず。「○○様のお電話でよろしいでしょうか」と確認のメッセージを残してください。留守電の場合には相手と直接話すわけではないため、念のため、かけた相手があっているかどうかを確認するようにしてください。

 

学校名と氏名を伝える

つづいて、自分が所属する学校名、名前を伝えます。電話をかけてきた人物が誰なのかわからなくては、先方の会社の方が「重要な顧客からの電話だったのでは?」「大切な取引先からの電話だったのでは?」などと、心配になってしまうかもしれません。誰からの電話なのかをしっかりと伝えることは、電話をかける際の大切なマナーです。

 

用件を伝える

電話をかけた理由を簡潔に伝えます。「後日改めて電話いたします。」とだけ、メッセージを残す人もよく見かけますが、面識がある場合には用件が想像つくためそれでも良いかもしれませんが、就職活動の学生はそれではいけません。「募集要項について質問がありご連絡いたしました。」など、具体的な要件を簡潔に残すようにしてください。

そして、自分でかけなおす場合には「後日改めて電話いたします」、折り返し電話がほしい場合には「折り返しのご連絡をお待ちしております」とメッセージを残すようにしましょう。

 

自分の連絡先を伝える

最後に自分の連絡先(電話番号)を残してから電話を切ります。その際、電話番号を伝える前にもう一度、自分の学校名と氏名を伝えておくと親切です。相手先がメモを取りやすくなります。時間に余裕があれば、電話番号も復唱するとよいでしょう。

 

ポイント2:好印象を残すための留守電の話し方

好印象を残すためには、ハッキリとした口調で留守電にメッセージを残してください。どんなにしっかりとした内容のメッセージを残していても、暗い声や小さな声でもぞもぞと話していては、悪い印象を与えてしまいます。

電話のメッセージを残す時には、普段より「ゆっくりと」「大きめの声で」「一つひとつの単語をしっかりと発音する」ように心がけてください。言葉の前に「えー」や「あー」など余分な言葉を付けないようにすることも大切です。

 

就職活動中の電話はどうしても緊張してしまいますので、声が小さくなってしまったり、早口になってしまったりします。どうしても緊張してしまうという人は、事前に練習しておくことをおすすめいたします。

学校名・氏名・用件・連絡先などの必要事項をメッセージに残すためには、どれくらい時間がかかるのかを実際に計っておくと、ゆとりを持ってメッセージを残すことができます。また、留守電に切り替わってしまったときに慌てないよう、残す内容をメモに書き留めておくことも効果的です。

 

ポイント3:折り返し電話をもらいたいときの注意点

自分から連絡を何度かとっても、毎回留守電になってしまう場合もあります。あまり繰り返し留守電を残してしまっては、相手の方が催促されているように感じてしまう心配もあります。このような場合には、折り返しの連絡をもらった方が先方も都合がよいかもしれません。

しかし、「折り返しの電話をください」とだけメッセージを残すことはしてはいけません。しっかりと用件を伝えた後に、「折り返しのご連絡をお待ちしております」と丁寧なメッセージを残すようにしましょう。

メッセージの残し方によって相手の受ける印象も変わってきます。「折り返しのご連絡をお待ちしております」とメッセージを残せば、「急ぎの用件なので、留守電に気づき次第ご連絡をいただきたい」という印象になります。

「ご都合のよいときに、折り返しご連絡をお待ちしております」なら、「急ぎではないので都合のよいときに連絡をいただければ結構です」というニュアンスになります。

折り返し電話をもらう際にも、留守電で詳細な内容を説明する必要はありません。間違い電話だった場合や電話番号が変わっていることもあるかもしれません。必要以上の細かな内容はメッセージに残さず、簡潔に「どのような要件で連絡がほしいのか」だけをメッセージに残してください。

好印象を得られる留守電メッセージの残し方のポイントについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

相手の顔が見えない電話での対応は、就活生にとっては緊張するものです。今回ご紹介した内容を参考に、好印象を与えられるようにしっかりと練習することをおすすめいたします。

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