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採用につながる正しい電話対応の仕方  
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採用につながる正しい電話対応の仕方  

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就活中における企業とのやりとりは基本的にメールや、企業のサイトを通じて行われることが多いですが、選考を通過したタイミングで企業から電話がかかってくることもありますよね。

企業からの電話を受ける時、家族や友人と電話をする時のように第一声を「もしもし?」と言ってしまってはいませんか?

実は、就活中の電話の対応で「もしもし」と答えてしまうのはマナー違反です。企業側から見たあなたの印象は悪くなってしまいます。

その電話の受け答えのせいで、選考が不利になりかねません。せっかく選考通過の連絡をもらったのに、対応の仕方が悪いせいで不合格にはなりたくないですよね。今まであなたが(「もしもし」)と受け答えしていたのであれば、今すぐ直しましょう!

今回ご紹介する電話応対のフレーズは、社会人になってからも役に立つものばかりです。今から綺麗な電話応対を身に付ければ、社会人になってからも仕事の場で生かすことができます。

 

どうして「もしもし」はマナー違反になってしまうのか?

突然ですが、なぜ企業への電話の受け答えで「もしもし」がマナー違反になってしまうと思いますか?一見「もしもし」という言葉は皆さん普段から使われている人が多いので、マナー違反とは思いづらいかもしれません。

実は「もしもし」は「申す申す」の略語にあたります。「申す申す」という言葉は目上から目下の人に対して話す言葉になるため、ビジネスにおいては失礼にあたるのです。こういった理由から、電話対応で「マナー違反」とされています。

これだけではなく、「申す申す」が略語であることから、「電話口で略語を使うことは失礼」とも言われているのです。略語に関しては避け、丁寧で過不足のない言葉遣いを覚えることが重要です。

 

今すぐ使える!好印象を持たれる電話を受ける時のフレーズ

電話は相手の顔が見えない分、声のトーンはもちろんのこと言葉遣いがとても大切になります。「もしもし」以外で、どうすれば企業側に好印象を持たれるのか、いくつかご紹介します。

 

【企業側から好印象を持たれるフレーズ】

■相手から電話を取る場合

・「お電話ありがとうございます。〇〇でございます」

・「お世話になっております。〇〇でございます」

■3コール以上電話をお待たせしてしまった場合

・「(大変)お待たせいたしました。〇〇でございます」

■電話の声が聞き取れない場合

・「恐れ入ります。少々お電話が遠いようです」

・「恐れ入ります。少々電波が悪いようです」

・「恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか」

 

初めて聞くフレーズや、既に使ったことのあるフレーズがそれぞれあると思います。慣れないうちは「もしもし」と電話口で言いそうになってしまうかもしれません。

慣れておくためには、メモに書いておいて持ち歩く、または同じ就活生同士で電話応対のロールプレイングをする、という方法がおすすめです。こうして普段から慣れておくと、いざという時に落ち着いて電話対応ができるようになります。

また、アルバイトをしている人は、アルバイトでの電話応対から学べることも多いはずです。身近な先輩や社員の方にも教えてもらって、正しい電話応対を身に付けておきましょう。

そして、電話を受ける場合、かける場合も共通して言えることですが、明るく元気な声で話すよう心がけましょう。

「もしもし」以外で失礼になってしまうフレーズ

実は「もしもし」以外で失礼にあたってしまうフレーズがあります。それが「なるほど」です。「なるほど」という言葉は自分が同等の立場であること、またそれ以上の立場の時に、相手に同意するものとして定義されています。

電話口や会社員になった時に行う商談でも、相手から話をヒアリングし相づちを打つ機会が多くなります。その時に「なるほど」と返してしまうのは、マナー違反となってしまうのです。

電話口や商談での相づちは、下記5つを参考にしてみてください。実際に企業側との会話で取り入れてみましょう。

【会話中の相づち・返し方】

・かしこまりました

・恐れ入ります

・そうなのですね

・そういうことですね

・はい

 

電話応対は書類選考や面接の場と違い、実際に選考が行われている訳ではありません。しかし選考以外の場でも「きちんとしたビジネスマナーが身に付いているか」が見られています。この時の電話対応の仕方で、採用に影響が出てしまいます。

電話口の相手はインターンシップや、会社説明会で会ったことのある社員の人とは限りません。特に電話口では相手の顔が見えません。そのような状況でもきちんと正しい言葉遣いで、相手に好印象を持たせることができるかが内定への鍵となるのです。

今回ご紹介したフレーズは、普段使い慣れない言葉が多く最初は大変かもしれません。しかし、実際に社会人になってから取引先への電話応対時に必ず使うフレーズです。覚えておいて損はありません。

正しい電話応対を覚え、実際に使うことによって企業から見たあなたの印象が大きく変わります。学生の時からビジネスマナーがしっかり身に付いていることが伝われば、企業側も「この学生は入社してから活躍しそうだ」という印象を持たれることになります。

採用にもつながる正しい電話応対を心がけましょう!

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