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OB訪問の依頼メール3つのポイント 
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OB訪問の依頼メール3つのポイント 

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OB訪問を依頼するメールを作ろうと思っても、社会人にメールでアポイントをとること自体初めてで、どのように書いたら良いかわからない方も多いでしょう。しかし、ビジネスメールは書き方のルールがある程度決まっているため、ポイントを理解すれば誰でも書くことができます。ビジネスマナーを押さえたメールで、先輩に「できる人だな」という印象を与えましょう。

ここではOB訪問の依頼メールについて、大切な3つのポイントと、送る前に気をつけたい注意点をご紹介します。

 

【ポイントその1】第一印象アップ!メールの書き始め方

ビジネスメールの書き始めには「件名」「誰宛か・自分について」「挨拶」の3つの決まったルールがあります。これらはメールの「顔」となって、メールの第一印象を左右する重要な部分です。

一つ目の「件名」は、「【OB訪問のお願い】○○大学 △△(名前)」と一目見てわかる一文にします。

よくあるNG例は「はじめまして」「○○大学△△です」のような、件名でメールの目的が読み取れないものです。
ビジネスマンは一日に何十件ものメールを受信しています。したがって件名で意味がわからないメールは後回しにされてしまうでしょう。

二つ目の「誰宛か・自分について」はメール本文の最初に明示します。「株式会社◯◯ ××部 △△様」のように、相手の会社名、部署、名前の順に書いていきます。会社名は株式会社を省いたり、(株)と省略したりせずに正確に書くようにしましょう。次に「○○大学××学部の△△と申します。」と、大学名、学部、名前をフルネームで書きます。「大学のキャリアセンターからの紹介で連絡させて頂きました。」とメールアドレスの情報元を添えることで、初めて連絡する相手にも安心感を持ってメールを読んでもらうことができます。


三つめの「挨拶」は、文章の最初を「突然のご連絡にて失礼いたします。」と書き始めます。
ビジネスメールではいきなり文章を書き出さずに、必ず挨拶から入ります。
「はじめまして」「こんにちは」ではくだけすぎているため、上記のような表現を覚えておきましょう。

 

【ポイントその2】OKがもらえるOB訪問の依頼方法

続いて、依頼方法について詳しくみてみましょう。OB訪問を了承してもらえるメールのポイントは、「会社への興味」を示すことと「日程候補の提示」の二つがあります。「会社への興味」とは、OB訪問を依頼することになった経緯や、なぜその会社に関心があるのかです。

例えば、「私は現在○○について研究しており、貴社の事業内容について是非お話を伺いたくご連絡いたしました。」のように、相手の企業に興味がある理由を1~2行で簡潔にまとめます。熱意を伝えることができれば相手も乗り気になってくれますが、長くなりすぎないようにすることもビジネスメールの鉄則です。

次に、「日程候補の提示」ですが、メールの往復を少しでも減らす配慮として、こちらの都合がつく日程を何日か提示します。一般的に、日程は1〜2週間後を目安に候補を伝えるとスムーズです。その際、「下記日程のいずれかにて伺いたく存じますが、ご都合はいかがでしょうか。△△様のご都合のいい日時・場所を返信頂ければ幸いです。」とお願いする一文を添えます。日程の候補については、「・○月○日(火)〜○月○日(金) 11:00-16:00」のように、箇条書きでわかりやすく書きましょう。

 

【ポイントその3】文末の締め方と注意点

失礼のないOB訪問依頼メールを送るには、他にも意外な注意点があります。まずは、「最後の挨拶」と「署名」です。普段のメールのように、要件を書き終えたからと、そのまま送信してはいけません。メールの最後は、「お忙しいところ誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」と改めてお願いする一文で締めます。そして、一番下には名刺代わりに「大学名、学部、名前、電話番号、メールアドレス」の署名を書きます。発信者の連絡先を文末に書くことも、ビジネスメールのマナーの一つです。

また、顔なじみの先輩の場合も「顔文字、絵文字、くだけた表現」は避けましょう。メールは会話とは違って、文章だけで行うコミュニケーションです。どれだけ敬意を持って書いたとしても、受け取った相手が失礼だと感じる可能性のあるメールはNGです。

同様の理由で、「誤字脱字、改行、文字化け」にも注意しましょう。大切なアポイントメールで誤字や脱字がある人は、相手にだらしない人という印象を与えてしまいます。また、一行は35字以内を目安に改行して、読みやすいメールを心がけます。文字化けする可能性のある機種依存の文字は、使わないようにしましょう。会う前にマイナスなイメージを持たれないよう、送信する前に繰り返し読み直すことが重要です。一度、自分のメールアドレス宛にテスト送信してみると、間違いや読みにくい箇所に気づきやすいかもしれません。

意外に見落としがちな点が「メールアドレス」です。OB訪問の依頼で使用するアドレスは実名が入ったものがベストでしょう。友人や家族と使っているメールアドレスは、ビジネスの場では適さないことが多いため、専用のアドレスを取得することをおすすめします。

 

将来のためにもビジネスメールの書き方を身に付けよう

もしアポイントメールをテンプレート化する場合は、送信前に相手先の企業名や名前を何重にもチェックしてください。送った側にとっては「単純なミス」でも、相手を「なんて失礼なんだ」と怒らせてしまう可能性があります。

ビジネスメールのマナーは書いたことがない人にとってはハードルが高く感じるかもしれませんが、勉強すれば誰もが身につけられるものです。OBだからといって無条件に会ってもらえると考えるのではなく、勤務時間を割いてもらうことや、初めてメールする立場であることを意識して書くことが大切です。ポイントを押さえたメールで、ライバルに一歩差をつけましょう。

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