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OB訪問後のお礼メール  そのポイント 
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OB訪問後のお礼メール  そのポイント 

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就職活動の1つに、OBから実際の仕事内容や社内の雰囲気を聞くことができるOB訪問があります。仕事で多忙にも関わらず、自分のために時間を割いてくれたことにお礼を伝えるのは社会人として当たり前の礼儀です。

自分の言葉でしっかりと、お礼の気持ちが書いてあるメールはOBの印象に残りやすいため、例文を気にし過ぎないことがポイントです。

しかし、一方で押さえておきたいマナーがあることも事実です。ここでは、OB訪問後のお礼メールについてのマナーをご紹介します。

 

お礼メールは当日に!忙しい時は事前にテンプレートを作成しておく工夫を

まず意識しておかなければならない点は、お礼メールは必ずOB訪問当日か翌日中のなるべく早いタイミングで送るということです。社会人になると、当たり前のことを当たり前に出来ない人が好かれることはありません。

時間を割いて頂いたら「ありがとうございました」、ご馳走になったら「ご馳走様でした」を相手に伝えることは当たり前のことです。相手の視点に立って物事を考えることは社会人の基本のため、就活中からマナーを身に付けるつもりで取り組みましょう。

しかし、学生も就活と授業、バイトにサークルと忙しい身であることが多いです。すぐにお礼メールを送ることが難しいと分かっている場合は事前にテンプレートを作成しておく方法もあります。

時間を割いて頂いた事に対する感謝の内容で、「取り急ぎお礼申し上げます」という一文で締めくくりましょう。OB訪問で聞かせて頂いた話に対する感想や今後の決意は、翌日じっくり文章を考えて送ると更にポイントアップです。

 

ビジネスメールの構成を活かして!自分の言葉で感謝の気持ちを伝えよう

インターネットで検索すれば、マナーを押さえた例文を簡単に検索することができます。しかし、OBは場合によっては何人もの後輩と会って話をされているかもしれません。同じ内容のお礼メールが何通も届いた場合、逆にマイナスイメージを抱かれる場合もあります。

ビジネスマナーとして失礼にならないポイントを押さえて、後は自分の言葉で丁寧にお礼の言葉を伝えましょう。ビジネスメールは、まず相手の会社と名前、次に挨拶、そして名乗りという構成になっています。これは相手に敬意を表す意味があるため、オリジナルの構成にするのは避けた方がいいでしょう。

内容はそこまで固くせず、訪問させて頂いたお礼と聞かせて頂いたお話の感想、訪問先の会社への熱意を自分の言葉で表現します。最後に自分の大学名と名前、連絡先の署名を忘れないようにしましょう。

全体的に正しい敬語を使い、丁寧な言葉遣いを意識して文章を作成します。特に相手先の企業名やOBの氏名を間違えると非常に失礼です。企業名は前株か後株かも注意して、不安な場合は何度も確認してから送信します。

誤字脱字は自分で注意できる内容であるだけに、どの企業でも非常に厳しい目で見ています。仕事でも直結するミスになるため、最善の注意を払いましょう。

また、相手は1日に仕事で大量のメールチェックをしなければならない社会人です。メールのタイトルを見ただけで内容が分かるようにするのがOBへの配慮でありマナーです。OB訪問のお礼の件であることと自分の氏名は必ず記載します。

 

OBから返信がきたら?簡潔なお礼メールを速やかに返信しよう

OB訪問のお礼メールに対し、先方から返信が届く場合があります。それに対する返信はどうすればいいのか迷う人も多いことでしょう。返信の返信を送ることは迷惑になるのではと考えてしまいますが、結論から言うと返信は必須です。

読んだらできるだけ速やかに、簡潔な内容で返信します。盛り込むべき内容は、まず先方からの返信に対するお礼と今後のお願い、再度のお礼で締めくくります。

ビジネスメールとして注意したい点は、PCからメールを一往復した場合の過去のやり取りを残して返信することです。過去の内容をそのままにして返信するのは失礼かと思って削除すると、相手が前回までの内容を確認したい時に前回のメールを探す手間がかかります。

携帯メールに慣れていると、1通のメール内容が長くなるため前の本文を消す場合が多いですが、PCからのビジネスメールは全文を残して送信することがマナーです。同様に、タイトルの「Re:」もそのまま残して返信する場合が多いです。

ビジネスメールなどのマナーは、社会人になってから誰かが教えてくれるものではありません。むしろ知っていて当然とみなされるため、この機会にポイントやマナーをしっかり覚えましょう。

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