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OB訪問を電話で依頼する方法をマスターしよう 
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OB訪問を電話で依頼する方法をマスターしよう 

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OB訪問の第一歩として、訪問を希望する社員へのアポイント取りがあります。一般的に最初のコンタクトにはメールが使われることが多いですが、電話番号しかわからない相手などには、直接電話をする場面が出てきます。

会ったことのない相手、しかも社会人に電話をかけることに苦手意識を持つ人は多いのではないでしょうか。最初は勇気がいりますが、ビジネスの場での電話応対には一定の決まりがあって、一連の流れを覚えれば誰でもできるようになります。電話応対の基本をマスターして、今後の就職活動にも役立てていきましょう。

では、OB訪問を電話で依頼するときの流れについて、実例を交えてご紹介します。

最初が肝心!目的の人にスムーズに取り次いでもらうには?

OB訪問したい社員が在籍する企業に電話をかける前に、覚えておきたいポイントがあります。それは名刺などに記載されている電話番号は所属している部の番号で、本人に直通しないケースが多いことです。その場合、電話を取った相手に訪問したい社員の名前を伝えて、取り次いでもらう必要があります。

では実例を見ていきましょう。電話がつながったら、まずは「お忙しいところ恐れ入ります。」と挨拶をします。続いて「私、○○大学の○○と申しますが、○○部の○○さんはいらっしゃいますか。」と尋ねます。

訪問したい社員に取り次いでもらえたら、「私、○○大学の○○と申します。今はお時間よろしいでしょうか。」と相手の都合を確認します。社会人にはすぐに手が離せないほど忙しい時間が多々あります。この一言があるだけで、配慮ができる人だなと印象がアップするでしょう。

よくあるマナー違反として、こちらの立場を名乗らずに、いきなり取り次ぎをお願いしてしまう例が挙げられます。いかなる電話の場合もまず名乗ることは重要で、学生であることが伝われば、その後の会話がスムーズに進みます。

また、取り次いでもらいたい方の名前は「部署+フルネーム」で伝えましょう。社内に同じ苗字の人がいるケースはよくあるためです。目的の社員が不在だった場合も、慌てずに何時頃に戻るかを確認して、こちらから改めて電話するように伝えればOKです。

 

どうやって伝える?OB訪問の頼み方のコツ

OB訪問は1人の社員の元に、数多くの学生から訪問依頼が殺到することもあります。お願いをする前提として、必ずOKがもらえるとは限らないことを念頭に置きましょう。了承をいただくためのポイントは、OB訪問をしたい理由と熱意を伝えることです。

まずは、電話番号の入手先と電話の目的を話して、不審な電話でないことを伝えます。「大学のキャリアセンターのOB名簿に○○様のお名前を拝見し、本日はOB訪問の件でお電話いたしました。」と説明すれば、相手は納得してくれるでしょう。

続いて、その方にOB訪問をしたい理由を伝えます。話し方の例としては「私、現在就職活動をしております。大学での◯◯の研究を通じて、○○業界の御社に大変興味を持ちました。そこで是非、現場でご活躍されている◯◯様のお話を伺いたいと思い、ご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、OB訪問のお時間を頂けないでしょうか。」などです。その企業に関心を持った理由を、簡潔にまとめて伝えることができれば、OKがもらえる確率が上がるでしょう。

また、電話でのコミュニケーションでは、声のトーンや話し方だけで人柄が判断されます。緊張しているとどうしても普段より声が小さくなり、消極的な印象になってしまいがちです。相手に「この人なら会ってもいいな」と思ってもらえるように、落ち着いて大きな声で話しましょう。

 

訪問OK!アポイントの日時を決めよう

OB訪問の了承をもらえたら、お礼を言って具体的な訪問日時を決めていきます。「ありがとうございます。それでは、○月○日から○月○日の13時以降でご都合の良い日はございますか。」のように、自分の都合がいい日を伝えて、相手に選んでもらうとスムーズです。ビジネスマンは忙しいため、候補日は限定せず、幅広く設定しておきましょう。

時間と場所が決まったら、外出先での連絡先を交換します。「念のため、緊急時のご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか。」と切り出して、番号を聞くことができたら必ずメモを取ります。自分の携帯番号も伝えておけば安心です。そしてアポイントの日時と連絡先を復唱しましょう。「ありがとうございます。それでは、○月○日○○時に、○○に伺います。携帯番号は○○で間違いないでしょうか。」とアポイントの内容を繰り返すことで、聞き間違いを防ぐことができます。

最後は、「お忙しい中お時間をいただきありがとうございます。失礼いたします。」と再度感謝を伝えて、相手が電話を切ったことを確認してからこちらも切ります。これもビジネスマナーの基本の一つです。

 

以上のようにあらかじめ会話の流れをイメージしてから電話をかけることが大切です。やる気があるからと強引になると、相手に不快な思いをさせたり、空回りしたりすることもあります。その点には注意しておきましょう。

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