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就活メールが苦手な方へ!冒頭文と締めの文例  
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就活メールを悩んで書けない方へ!冒頭文と締めの文例

就職活動をはじめると、リクルーターやOB・OGと、メールでやり取りする機会も増えてきます。
ビジネスメールは、当日、遅くとも翌日までに返すのがマナーです。
とはいえ、これまで使ったことのないような言葉で文章を作らなければならない就活生にとっては、先方に失礼のないメールを書くだけでも、思わぬ時間が取られてしまいがち。
そこで今回は、悩みすぎてメールが書けなくなってしまうお悩みを抱えた就活生に向け、就活メールで覚えておきたい、「冒頭文」と「締めの文」の定番フレーズの使い方と、ビジネスメールを書く上での基本的な心構えについてご紹介します。

冒頭文は送付先、挨拶、名乗りの順。

株式会社○○○○
人事部○○様

大変お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の○○◯◯と申します。

《就活メールの冒頭文で気をつけたいポイント》

冒頭文ではまず、送付先の会社名、部署、名前を書きます。
宛先の役職がわからない場合は『採用ご担当』、氏名がわからない場合は『ご担当者様』と置き換えましょう。

次に、簡単な挨拶文とともに、自分の学校、学部、名前を書きます。
挨拶と言っても、「わかりやすさ」が重視されるビジネスメールでは、目上の方であっても手紙のように時候の挨拶から入る必要はありません。また、拝啓や敬具といった、冒頭と締めのフレーズも必要ありません。送付先、差出人、そしてメールの要件だけを、シンプルに伝えることが好印象です。

また、企業の採用担当者は、連日多くの就活生と面接し、メールでやり取りしています。たとえ就活中に関わりを持った方でも、学校や氏名だけでは顔と名前が一致しないこともあります。

そのため、面接や説明会などに参加した後のお礼メールでは、あなたが何者であるか受け取った方がすぐにわかるように、送付先の企業や採用担当者と、「いつ」・「どのように関わったか」を伝えるフレーズを書き加えるとスマートです。

【面接のお礼では…】

本日、面接をして頂いた◯◯大学◯◯学部の○○◯◯と申します。

【説明会のお礼では…】

◯◯大学◯◯学部の○○◯◯と申します。
本日は貴社の会社説明会に参加させていただき、心より御礼申し上げます。

お礼メールで便利な締めのフレーズ「取り急ぎ」の注意点

取り急ぎ、面接のお礼申し上げます。
取り急ぎ、御礼かたがたご挨拶申し上げます。

《締めのフレーズ「取り急ぎ」の注意点とは?》

ビジネスメールは、返信のスピードが大切になります。
とくに会社説明会や、OB・OG訪問させて頂いたお礼のメールは、できるかぎり早めに送信するように心掛けましょう。
とはいえ、普段のメールで使い慣れていない言葉で、お礼の気持ちを上手く伝える文章をまとめるのは難しいものです。文面に悩みすぎて冗長になったり、メールの返信が遅れたりするようなことがあれば、せっかくのお礼も台無しになってしまいます。
そこで、お礼や急ぎの用件を簡潔に伝えるメールで、短く失礼のない文章に引き締める便利な締めの言葉として使われるのが、「取り急ぎ」という定番の文末フレーズです。

しかし、この「取り急ぎ」は、「用件だけを簡潔に伝えるために、儀礼や説明を省略します」という意味を含んだ言葉となるため、目上の方に対してはぶしつけな印象にもなりかねません。
そのため、就活メールの結びの言葉としては、「取り急ぎ」より丁寧な印象を与える「まずは」というフレーズに置き換えることが好まれています。日程の変更を打診するときなど、本当に緊急を要する連絡の際は「取り急ぎ~」、当日中にお礼の意志を伝えたい時には「まずは~」と、急ぎのメールで便利な締めのフレーズを上手く使い分けるようにしましょう。

【より丁寧な印象に変えるなら…】

まずは、お礼申し上げます。
まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールにてご連絡させて頂きました。

就活メールは、ビジネスメールのマナーを学ぶ絶好のチャンス!

ほとんどの方にとって、就活ではじめて触れることになるビジネスメール。
目上の方に差し出す手紙に比べて、あまりにもそっけなく感じて、つい本題に入る前に長々とお礼や挨拶の言葉を連ねてしまいがちです。

ですが、限られた時間の中で、日々大量のメールを相手にしているビジネスパーソンに向けたメールでは、時候の挨拶や冗長なお礼はむしろNG。貴重な時間を割いて頂いていることに感謝の気持ちを伝えるならば、最低限の言葉で要件を伝える、ビジネスメール独自のマナーを身に付けることが大切になります。

企業によっては、社内、社外に対するビジネスメールの書き方が、かなり厳格に規定されていることもあり、就活先の業界によっても異なります。失礼のないよう何度も読み返し、書き方や言い回しに迷い、ネットで検索することも、長く社会人経験を積んだ先輩でも日常茶飯事です。
それだけに、就活中に社会人の先輩と実際にやりとりするメールは、就職したあとになっても、仕事で使える社内・社外メールのノウハウを学ぶ、絶好のチャンスになります。

会社や企業の説明会、セミナーの感想、OB・OG訪問で勉強させて頂いた相手に対する感謝の気持ちがより伝わるように、短い言葉で相手に対する敬意を伝える「冒頭文」や「締めのフレーズ」は、ビジネスメールの基礎的な知識です。就活の機会で適切な使い分けを学んで、就職後の社会人生活に備えましょう。

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