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選考辞退の電話マニュアル 
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選考辞退の電話マニュアル 

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就職活動中に選考辞退を考えるのはよくあるケースですね。せっかく面接が進んでいるけれど、もっと希望条件に近い企業から内定を貰ったとか、家庭の事情でその企業では働けなくなったなどの理由で辞退せざるをえないこともあるでしょう。

お世話になったのに、こちらから辞退をするのは申し訳ないと考えてなかなか電話をする勇気が出ない人もいるかもしれません。しかし、就職活動は複数の企業の選考試験を、同時進行で受けていくことが通常です。ですから、内定が出たら選考中の他社は辞退するというのは自然なことですよね。

企業の人事担当者側も、選考辞退する人が途中で出てくることはある程度予想しているはずです。選考辞退したいのであれば悩んで時間を無駄にする必要はありません。相手に失礼にならない辞退の仕方で、はっきり自分の意志を伝えましょう。今回は選考辞退する場合の正しい電話の掛け方についてご紹介します。

優柔不断は優しさではない!出来るだけ迅速な行動がポイント!

就活中の面接の選考辞退をしようと思ったなら、できる限り早く辞退の電話をすることが大切です。可能なら面接後2~3日の間に電話をかけるようにしましょう。企業側からすれば次の選考の準備をしている段階で辞退の電話がかかってくるよりは、まだ応募者の審査に迷っている段階で辞退された方が手間はかかりません。むしろ、選考の手間が省けて良い場合さえあるため、面接後なるべく早く伝えることが重要です。

また、後になって断るのが申し訳ないからと面接を無断欠席するのは社会人としてあるまじき行為です。企業側がわざわざ面接の時間を取ってくれているのに、その場に足を運ばないのは相手にとって非常に迷惑な話です。どうして来ないのだろうかと余計な心配をかけさせてしまうことにもなるため、辞退をする決断は早めにし、企業側に迷惑をかけないように心がけることは、その後の社会生活にも直結する重要な部分です。

電話する時間帯や場所に注意して!

辞退の電話連絡は速やかにする必要がありますが、電話をかける前に必ず確認しておきたいのは時間帯です。企業にとって忙しい時間帯ではないか相手の立場に立って考えるのが大切です。通常は、始業直後や昼休み前後、終業間際などはバタバタして忙しいはずです。

また、デスクワーク中心の会社であれば、午前中は忙しいケースが多いのでできれば避けたほうが無難でしょう。そうした時間帯は避けて、もっと落ち着いて話ができる時間帯を選ぶように心がけたいですね。

また、携帯電話から連絡する際には騒がしい場所や電波が弱い場所を避けるのも大切な気配りです。できれば静かな室内にある固定電話から連絡するのがベストでしょう。

辞退の電話で伝えるべきポイントとは?

辞退の電話をスムーズに進めるために、自分がどこの誰でいつ面接してもらったのかという情報を先に伝えるように意識しましょう。

まず電話をしたら「○○月○○日に面接をしていただきました○○大学の○○と申します。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」と伝えるとベターです。担当者に代わってもらった後にも、大学名と氏名、面接の日時を含めて名乗るようにしましょう。要件を言う前に、面接済みであることを伝えておくことで相手側も『辞退の電話かな?』と察してくれやすくなるという効果もあります。

続いて「○月○日○時から面接のお時間を頂戴しておりますが、大変失礼な話ではありますが、諸事情により面接を辞退させていただきたく、連絡させていただきました。 これまでお時間を割いていただいたこと感謝しております。まことに申し訳ございません。」とはっきり伝えるようにしましょう。このように、お世話になったお礼の気持ちをきちんとした言葉遣いで伝えて、相手への気遣いをするのが大人としての大切なマナーです。

さらに、辞退するのでもう関係ないと感じるかもしれませんが、将来その会社が取引先になるなど、今後もどこでお世話になるか分かりません。せっかく面接まで進めてくれた企業側に申し訳ないと言う気持ちで心のこもった連絡をしたいですね。

辞退の理由は自分からべらべら喋らない!

辞退の電話をするのだから、その理由をきちんと答えるのが誠実だと感じる人もいるかもしれません。しかし、辞退の理由は聞かれない限り言う必要はありません。

そもそもまだ選考結果も出ていないのですから、理由を聞かせて欲しいかどうかはわかりません。時には形式的に『理由をお聞かせ願えますか?』と言われる場合もありますが、大抵の場合は理由を聞かれることすらありません。たとえ理由を聞かれてとしても『一身上の都合で』または『申し訳ありませんが理由は言えません』と答えても問題ありません。それでもさらに聞かれた場合には、『エントリーしていた他の企業から内定をもらいました。深く考えた末にこのような決断に至りました。大変申し訳ございません。』といった具合に正直に答えても良いでしょう。

このときに『面接の当日に大切な用事が入ってしまいまして…』などとあけすけに理由を答えるのはNGです。自分の人生を左右するかもしれない面接当日よりも大切な用事とは何なのかと呆れられるでしょう。

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