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エントリーシートに送付状は必要 !ルールを知ろう! 
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エントリーシートに送付状は必要?送り方のルールを知ろう!

一生懸命書き上げたエントリーシート。さて、企業に郵送しようという段階になって、「宛先はどのように書くのだろう?」「送付状をつけたほうが良いのだろうか?」など、迷うことはありませんか。ビジネスの世界では、手紙を送るときにもきちんとしたルールがあります。せっかく熱意を込めて書いたエントリーシートなのですから、送る時のルール違反で減点されてしまってはもったいないですよね。送付のルールを覚えておくことは、社会人生活が始まったあとでも役立ちます。しっかり確認しておきましょう。

エントリシートの内容をもう一度見直し!誤字脱字はない?

初めに行いたいことは、郵送する書類をもう一度読み直すこと。きちんと正しく、丁寧な文字で書いてありますか? 誤字脱字はありませんか? もし、誤字が見つかった場合は、修正液を使用してはいけません。訂正箇所を横二重線で消して、わかりやすい位置に正しい文言を記述します。そして、横二重線の上に訂正印を押しましょう。訂正印はシャチハタではなく、朱肉印を使います。また添付した写真はどうでしょう? 表情が暗いものではありませんか? 顔に影がかかっていたり、シャツにシワが寄っていたり、なんていうことはありませんか? 写真は、企業に初めて見せるあなたの顔です。好印象を与えられるものを選びましょう。また、自分では、誤字や脱字を見逃してしまったり、文章の読みにくさに気づかなかったりするものです。もし可能なら、友人や家族に読み直してもらうのも良いでしょう。エントリーシートを送る機会はおそらく一度ではないでしょう。そのたびに漏れなく確認できるように、あらかじめチェック項目を明確にしたチェックシートを作成して、それに沿って確認するのもおすすめです。

必ず送付状をつけて送ろう

「採用担当者も忙しいし、手紙をつけても読むのが大変かもしれないな」と気を遣って、送付状をつけず、エントリーシートだけを封筒に入れて送付する人もいるかもしれません。しかし、ビジネスマナーの観点からいえば、送付状をつけるのが一般的です。もちろん、送付状をつけなかったからといって、選考でマイナス評価になるということはありません。しかし、送付状をつけたほうが、より丁寧な印象になりますから、ここは必ず押さえておきましょう。1枚フォーマットを用意しておくと、複数の企業に使い回すことができますから、最初に作成しておきましょう。送付状には、(1)右上に送付年月日を入れること、(2)左上に送り先の宛名を入れること、その際、会社名や部署名を省略せず、すべて書くこと、(3)送付年月日の下に自分の名前、所属大学、学部、学科、住所、連絡先(電話番号、メールアドレス)を書くこと、(4)タイトルをつけること(「応募書類の送付について」でOK)、(5)本文は「拝啓」で始め、「敬具」で締めくくること、を押さえておきましょう。

書類を入れる封筒にもルールがある

さて、ここまで確認したら、最後は封筒に書類を入れて送るだけ! でも、ちょっと待ってください。封筒の選び方にもルールがあります。通常、エントリーシートはA4のサイズです。ですから、A4サイズの送付に適した封筒を選びましょう。何度も折りたたむと、書類が読みづらくなってしまいます。また、封筒の色は白が一般的。茶色でも問題はありませんが、白色で無地の封筒を選んだほうが無難でしょう。さらに、エントリーシートや送付状を直接封筒に入れるのではなく、クリアファイルに入れてから封入すると、より丁寧な印象を与えます。また、もし雨に濡れても、文字がにじむこともありません。最後に、宛名の書き方ですが、丁寧な文字ではっきりと書くこと。小さな文字では読みにくく、相手に好印象を与えません。また、個人名には「様」、会社や官庁などの団体名には「御中」を付けることも忘れずに。迷いやすいのが、個人名のついた職名です。例えば、「人事部の佐藤さんに書類を送りたい」という場合は、「人事部佐藤様」でOKです。そして、封筒の左端に「エントリーシート在中」と赤字で記載するのもポイントです。社内で郵便物の仕分けをする係の人にも気づいてもらいやすくなります。最後に、封筒の裏側に自分の住所を明記して完了です。マンションやアパート名まで、漏らさず記載しましょう。

 

上記で説明したように、郵便物を送付するには細かなルールがたくさんあります。もちろん、大事なのは書類の内容ですが、送付のマナーがしっかりできていると、相手に好印象を与えることができます。うっかりミスをしないように、細かいところまで注意して送付するようにして人事によい印象を与えましょう。

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