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【就活生のビジネスマナー】説明会当日のキャンセル連絡方法まとめ  
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【就活生のビジネスマナー】説明会当日のキャンセル連絡方法まとめ  

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説明会当日のキャンセル連絡はメールでいい?それとも電話?

予約していた会社説明会が、なんらかの理由で行けなくなってしまった! 電車の遅延やゼミの研究会などで、やむなく欠席せざるを得ないときもあるでしょう。

そんな時は、必ず会社へ連絡をしましょう。「無断欠席をしてしまう学生が多い」という調査結果もありますが、社会人デビューを控えた就活生としては失格の行為。会社は、あなたのためにさまざまな資料を用意して待っているのですから、ひと言、断りの連絡を入れるのがマナーです。

当日のキャンセルは電話で連絡

インターネットで会社説明会の予約をした場合、前日までならネット上でキャンセルすることもできるでしょう。しかし、説明会当日にキャンセルしなければならなくなった場合は、電話で連絡をするのがベスト。メールでの連絡だと、担当者がすぐにチェックできないことがあるからです。電話をかけるときは、丁寧な言葉使いを心がけること。できるだけ早く伝えることが大事なので、参加する会社の始業開始時間を狙って電話をかけると良いでしょう。

(電話内容例)

「本日の説明会に予約をさせていただいている、⚪︎⚪︎大学の佐藤花子と申します。当日で大変申し訳ないのですが、欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。採用担当の⚪︎⚪︎様はいらっしゃいますか」

事前連絡はメールがいい?

反対に、説明会の前日までにキャンセルしなければならないことがわかった場合は、メールが良いでしょう。そのほうが記録として残りますし、また、キャンセルの情報を会社側も担当者全員で共有しやすいからです。メールでキャンセルを連絡する場合は、件名をわかりやすく書くこと、企業名は正確に記述すること、キャンセルの理由を明確に述べることを心がけましょう。以下にメール文例を記載しますので参考にしてみましょう。

(例)

件名: 【○月○日開催予定の説明会キャンセルのお願い】

本文:

株式会社■■

人事部 採用ご担当者様

 

大変お世話になっております。

⚪︎⚪︎大学⚪︎⚪︎学部の□□□□(氏名)と申します。

 

○月○日開催予定の説明会へ参加を予約しておりましたが、

急遽、ゼミの研究会に出席しなければならなくなり、

予約をキャンセルさせていただきたくご連絡差し上げました。

ご多忙の中、お手数をおかけして大変申し訳ございませんが、

ご了承くださいますよう、何卒宜しくお願い申し上げます。

 

----------------------------------

□□□□(氏名)

⚪︎⚪︎大学⚪︎⚪︎学部××学科××専攻○年

tel:***-****-****

mobile phone:***-****-****

mail:*****@*********.ne.jp

----------------------------------

キャンセル連絡の際の理由は明確に!

キャンセルの理由は、簡潔かつ明確に述べることが大事です。「体調が悪いため」「ゼミの用事と重なってしまったため」など、正直に伝えましょう。なかには「体調が悪いというと、病弱だと思われるんじゃないか」と心配し、「家族が病気で……」といったようなウソの理由を述べる学生もいます。キャンセルに数多く対応している企業側には、その理由がウソか本当か見抜かれてしまうこともありますので、必ず正直に話しましょう。

企業によっては、欠席の連絡をせずに説明会を欠席した場合、次回以降の説明会に参加できなくなってしまうところもあります。もちろん、キャンセルをしないのが最善ですが、長い就活では、スケジュールが重なるなど、どうしてもキャンセルせざるを得ないこともあるでしょう。そんなときは、迅速で丁寧な対応を心がけ、今後の指示を企業の担当者へ確認すること。こうした「いざ」という時の緊急対応は、就活だけでなく、社会人になったあとも役立つはずです。

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