就活パレット 就活パレット

就活の悩み

ビジネスメールのマナーを知ろう!! 
就活の悩み

ビジネスメールのマナーを知ろう!! 

LINE Facebook Twitter

就職活動を始めると、企業の人事担当者や社会人の先輩とメールをやり取りする機会が増えます。友達や家族とのメールとは異なり、就職活動におけるメールでは社会人としての基本的なルールやマナーが要求されます。

そうはいっても、学校では習う機会がほとんどないため、就活を始めた直後に「どんなメールをすればいいの?」と思い悩む人も少なくありません。社会人になってからも役に立つビジネスメールの常識、そして失礼にならないメールの文面などについてお伝えします。

就職活動にも役立つ、ビジネスメールのマナー

ビジネスメールでは、明確なタイトル(件名)をつけるのが基本ルール。相手は毎日多くのメールを受け取っている可能性が高いので、ひと目見ただけで要件が伝わるタイトルをつける必要があります。

例えば、「よろしくお願いします」などの漠然としたタイトルではなく、【OB訪問のお願い(◯◯大学◯◯◯◯)】というように、具体的な内容と差出人がひと目でわかるタイトルをつけることが重要です。また、メールのやり取りが続く場合には、流れを把握しやすいよう、タイトルは変えないようにしましょう。

次に本文。通常、ビジネスメールでは、「宛名、あいさつ、本文、結び、署名」が定形です。

「宛名」では、「◯◯株式会社 人事総務部 〇〇様」のように、誰に宛てたメールかを必ず明記します。この場合、会社名を「◯◯(株)」と略すのはマナー違反です。

「あいさつ」では、あいさつ文と自己紹介をセットにした文章にするのが基本。例えば、初めてメールを送る場合は「はじめまして。突然のメール、失礼いたします。〇〇大学◯◯学部4年の◯◯◯◯です。」とし、2通目以降は「お世話になっております。〇〇大学◯◯学部4年の◯◯◯◯です。」とするのがよいでしょう。

「本文」は読みやすいように改行します。1行30文字程度を目安に、こまめに改行を入れましょう。また、半角カタカナや記号は、PCの機種によっては文字化けの原因になるため避けるのが無難です。

「結び」では「よろしくお願いいたします。」「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」「今後ともよろしくお願いいたします。」などの表現を状況に合わせて上手に使い分けましょう。

最後に「署名」。所属、氏名、電話番号、メールアドレスといった、自分の所属や連絡先を明記した署名を用意し、必ず文末に加えましょう。

ライバルと差をつける、就職活動メールのポイント

これまでの内容で基本はOKです。ここからは、より細かいビジネスメールのマナーについてご紹介します。

返信は1日以内に

就職活動中は、いつ、どこからメールが送られてくるかわかりません。メールのチェックはできるだけこまめに行い、メールが届いたら1日以内に返信をするように心がけましょう。忙しくて返信できない場合も、簡単なお礼などを送り、読んでいることを伝えるようにしましょう。

ちょっとした一言を加える

メール本文に目的以外の言葉を少し盛り込むと、事務的な印象は一気に薄くなります。「先日はありがとうございました。お話をうかがい、あらためて御社の事業への姿勢に魅力を感じました。」のような、ちょっとした感想を盛り込むのもよいでしょう。

メールアドレスにも注意!

就職活動メールを送る場合には、メールアドレスのつづりにも注意が必要です。あまりにも趣味に走ったメールアドレスは、真剣さを疑われたり、スパムメールと勘違いされたりすることもあるので注意しましょう。学校から配布されたアドレスを使用するか、フリーメールで無難なアドレスを取得するとよいでしょう。

「メールはふだんから使っているから、企業に送るのも簡単!」という油断は禁物。実は、メールのやり取りからすでに選考は始まっているのです。メール1通であなたの印象は大きく左右されます。採用担当に好印象を与えることができるよう、ビジネスマナーを意識したメールを作成しましょう。

LINE Facebook Twitter

TOPICS