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はやめに済ます、失礼にはならない内定辞退の基本マナー 
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はやめに済ます、失礼にはならない内定辞退の基本マナー 

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就職活動の結果、複数の内定をもらうことができたとしても、入社できる企業はひとつだけ。お世話になった企業がいくつあっても、そのなかから、自分にとって最適と思える本命の企業を選択しなければなりません。

そのとき、避けて通れないのが本命以外の企業への「内定辞退」の連絡です。せっかく内定をくれた企業に辞退の連絡をするのは心苦しいもの。必要以上に後ろめたさや申し訳なさを感じてしまう就活生も少なくありません。

ここでは、就職活動の終盤の山場ともいえる「内定辞退」のマナーについて考えます。

社会人として誠実に対応するのが基本

内定辞退そのものは決して悪いことではありません。自分の将来や、社会でやりたいことなどを熟考し、行きたい企業を選ぶのは誰もがもつ当然の権利です。

内定辞退の際に大切なのは、相手先の企業に迷惑をかけたり、担当者の気分を害したりする行為を避けること。例えば、「どうせ入社しない企業だから……」と内定辞退の連絡を怠り、そのまま音信不通になる就活生も毎年わずかながら存在するようです。

しかしこれは、社会人としてあまりにも無責任な態度といえるでしょう。内定を辞退することによって、企業側には新たな人材を確保しなければならない事態が生じる可能性もあります。どのような場合でも、最後までしっかりと連絡を取ることは大前提です。

また、就職しないと決めたとたんにその企業の悪口をいうのもNG。辞退する意志を担当者に伝える際に、嘘の理由を伝えるのもできれば避けるべきです。お世話になった担当者に「ほかの企業に入社したい」と告げるのはつらいかもしれませんが、「熟考した結果、この結論に至った」という正直な気持ちを伝えるのが無難です。

この時点では担当者と就活生という関係ですが、将来的にビジネスパートナーや取引先として再会するケースもありますので、最後まで誠意をもって対応することが大切です。

内定辞退連絡におけるマナーとは?

内定辞退の連絡でまず大切なのは、早く伝えること。連絡が遅くなると、企業はその間にほかの応募者に不採用通知を送ってしまうケースが考えられます。その場合、企業側は再度採用活動を行う必要が生じますので、辞退すると決めたら、すぐにその意志を伝えることが大切です。

そのため、内定辞退の連絡は電話で行うのが基本。しかし、場合によってはメールや手紙などで連絡するケースもあります。ここではそれぞれのマナーや注意点についてお伝えします。

1. 電話で連絡する

電話連絡の場合は、電話をかける時間にも注意が必要。一般的に電話が通じやすい14〜16時にかけるようにしましょう。また、いきなり内容を話しはじめるのではなく、「今お時間よろしいでしょうか?」など、相手が対応できるかどうかを確認することも大切です。

2. メールで連絡する

IT企業の場合、メールで内定辞退の連絡をしても問題ないことが多いようです。しかしその場合でも、メール文中に「メールでのご連絡となり、申し訳ありません」のような一言を付け加えるとよいでしょう。タイトルには「内定辞退のお詫び 〇〇大学 〇〇〇〇」といったように、要件と名前を記載し、ひと目で分かるよう配慮することも大切です。

3. 手紙で連絡する

伝わるまでに時間がかかる手紙だけで内定辞退の連絡をするのは、基本的にはNG。電話で意志を伝えたのちに、より誠意を示すために手紙を送るのが一般的です。便箋は白地の縦書きがベスト。文頭のあいさつには、内定の御礼も入れるようにしましょう。

内定承諾書にサインした後でも内定辞退はできる?

内定辞退をすると、その契約は最初からなかったことになりますので、内定承諾書にサインをした後に内定を辞退しても、法的な責任を追求されることはありません。しかし、内定承諾後の契約破棄は、企業側に大きな迷惑をかけることを自覚するべきです。余計なトラブルを避けるためにも、やはり意志が固まるまでは内定承諾書にサインをするべきではないでしょう。

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